¿El certificado de empresa, qué es?

El certificado de empresa es un documento esencial en el proceso de extinción del contrato de trabajo, especialmente relevante en los diferentes tipos de despido.

Por ello, cuando finaliza una relación laboral hay que seguir un procedimiento determinado para cumplir con todas las exigencias normativas. En este caso, el empresario está obligado a enviar al SEPE el certificado de empresa para que el trabajador pueda acreditar su situación legal de desempleo. 

¿Cómo y cuándo hay que presentarlo? ¿Qué pasa si se incumple la obligación? En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todo acerca del certificado de empresa. 

¿Qué es el certificado de empresa?

Tal y como hemos comentado anteriormente, el certificado de empresa es uno de los papeles de fin del contrato de trabajo. Este es el documento que elabora el empresario y que acredita a una persona su situación legal de desempleo, dejando constancia del fin de la relación laboral. 

En ese sentido, existen tres documentos básicos que se necesitan cuando finaliza una relación laboral, tales como: 

• Carta de despido

• Documento de liquidación y finiquito

• Certificado de empresa

Es decir, cuando se produce el cese de la prestación de servicios de uno de tus trabajadores, independientemente de las causas de extinción del contrato de trabajo que se den, hay que seguir un procedimiento determinado en cuestiones relativas al trabajador. 

¿Para qué sirve el certificado de empresa?

Asimismo, el certificado de empresa detalla las bases de cotización de los últimos 180 días, así como la causa de finalización de la relación laboral. 

Entre las diversas funciones clave del certificado de empresa encontramos: acreditar el fin de la relación laboral justificando sus causas y además, acreditar la situación legal de desempleo del ex trabajador. 

Es decir, es un certificado para el trabajador de la empresa que quiera acreditar su situación legal de desempleo. Pero en sí, el certificado de empresa no “justifica el paro”. Por ejemplo, a un empleado que causa baja voluntaria en la empresa también se le emite un certificado de empresa, pero no tiene derecho al cobro de la prestación por desempleo.

¿Es obligatorio enviar el certificado de empresa?

Como se establece en el artículo 298 del Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, es una obligación del empresario entregar al trabajador el certificado laboral de empresa, en el tiempo y forma que reglamentariamente se determinen. 

No obstante y en la mayoría de los casos, la empresa no entregará el certificado al trabajador. Es decir, la empresa entregará el certificado de empresa a la Seguridad Social, específicamente al Servicio Público Nacional de Empleo (SEPE). Generalmente, las empresas de menor tamaño o aquellas con actividades variadas, periodos de inactividad, o contratos temporales recurrentes dentro de un mes debido a su naturaleza discontinua o temporal, suelen entregar los certificados en formato físico como excepción.

Pero los trabajadores se preguntarán…¿Cómo consultar el certificado de empresa? El trabajador tendrá dos opciones: por un lado, si la empresa ha enviado telemáticamente el certificado al SEPE entonces el trabajador podrá solicitar una copia del mismo en la oficina de empleo. Y por otro, el trabajador también podrá solicitar el certificado de empresa en el portal web del SEPE. 

¿Qué pasa si el empresario incumple su obligación?

Si el empresario no cumple con su obligación en tiempo y forma de enviar el certificado de empresa, supondrá una infracción grave según lo recogido en el artículo 22 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social:

“No entregar al trabajador en tiempo y forma, cuantos documentos sean precisos para la solicitud y tramitación de cualesquiera prestaciones, incluido el certificado de empresa, o la no transmisión de dicho certificado, en el caso de sujetos obligados o acogidos a la utilización de sistemas de presentación por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, conforme al procedimiento establecido.”

En ese sentido, dicha infracción conlleva las multas económicas del artículo 40 de la normativa mencionada anteriormente:

• En su grado mínimo, de 751 a 1.500 euros.

• En su grado medio, de 1.501 a 3.750 euros.

• En su grado máximo, de 3.751 a 7.500 euros.

¿Cómo obtener los certificados de empresa?

Pues bien…¿Cómo obtener el certificado de empresa? Pues bien, ¡Bastante simple! En la página web del SEPE se puede encontrar un modelo completo de certificado de empresa, tal y como te explicamos más adelante.

En ese sentido, la empresa tiene que enviar el certificado de empresa de forma telemática al SEPE. Y por ello, el plazo para enviar este documento al SEPE es de 10 días desde la extinción de la relación laboral, ya que se realiza a través del sistema Certific@2, como sucede con el registro de un contrato de trabajo.

Para acceder a la gestión telemática del certificado de empresa es imprescindible contar con una autorización. Puede solicitarse presencialmente o a través de Internet en caso de disponer del certificado digital, DNI electrónico, o usuario en la plataforma Cl@ve.

Por lo tanto, lo más común es que la empresa envíe al SEPE directamente el certificado de empresa en vez de entregárselo al trabajador. Aunque si no fuera posible la tramitación electrónica, es obligatorio llevar el certificado de empresa físicamente al trabajador. Igualmente, el trabajador puede solicitar una copia del certificado de empresa al SEPE.

Además, es importante mencionar que como el envío del certificado de empresa se realiza de forma online y contiene los datos personales del trabajador, es muy importante cumplir con la normativa vigente sobre protección de datos. 

¿Cómo es el modelo certificado de empresa?

La empresa puede crear su propio modelo de certificado de empresa online, que tiene que firmarse por el representante legal y llevar el sello oficial de la empresa, entre otros. A continuación veremos los datos que hay que incluir en el certificado de empresa; te dejamos con un ejemplo de un certificado de empresa rellenado.

Como el certificado de empresa se tramita telemáticamente, se suele hacer con el modelo oficial. Dicho certificado se realiza a través del servicio de Certific@2, que permite a los empresarios que actúen en nombre propio y a las empresas que actúen en representación de terceros, realizar comunicaciones de datos sobre sus trabajadores, sustituyendo la entrega presencial de documentos.

En conclusión, el certificado de empresa es un documento crucial en el proceso de extinción del contrato de trabajo, facilitando al trabajador la acreditación de su situación legal de desempleo ante el SEPE. Su correcta emisión y entrega son fundamentales para cumplir con las obligaciones normativas y asegurar una transición adecuada para el empleado.

En este contexto, PayFit ofrece soluciones eficientes que simplifican la gestión y emisión de certificados de empresa. Nuestra plataforma automatiza este proceso, garantizando que los certificados sean generados de manera precisa y oportuna, reduciendo la carga administrativa y minimizando errores. 

💻 ¿Quieres conocer todo acerca de nuestras funcionalidades? Solicita una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales y…¡Descubre el porqué más de 16.000 empresas forman parte de PayFit!