¿Qué son los cuadrantes de trabajo y cómo se hacen?

En PayFit creemos que para el óptimo funcionamiento de un negocio es imprescindible tener un cuadrante de trabajo actualizado, claro y que permita a los empleados consultar su jornada laboral en cualquier momento y lugar. 

Como responsable de RRHH, deberás entender y crear cuadrantes detallados y completos que aseguren este buen funcionamiento. Por eso, en este artículo nos encargaremos de ofrecerte toda la información necesaria para entender y crear cuadrantes de trabajo óptimos que aseguren el buen funcionamiento de tu organización y la satisfacción del personal.

¿Qué son los cuadrantes de trabajo?

Los cuadrantes de trabajo semanal, mensual o anual recogen de forma sintética la jornada laboral prevista para cada uno de los empleados de una organización, indicando hora de entrada y salida, días trabajados y de descanso.

Su elaboración es una de las tareas más destacables del equipo de Recursos Humanos, ya que el control horario de los trabajadores es imprescindible en cualquier equipo. En algunos tipos de negocio con cuadrantes de turnos de trabajo rotativos, puede convertirse en un dolor de cabeza para los responsables de RRHH dada su alta complejidad. 

¿Por qué es importante hacer cuadrantes de trabajo?

Los cuadrantes facilitan la organización del trabajo y son fundamentales para el buen funcionamiento de una empresa. Permiten que los empleados conozcan muy bien cuáles son sus días laborales y de vacaciones, aportando claridad al sistema laboral de la compañía. 

Además, gracias a un cuadrante de horas de trabajo los responsables y coordinadores conocen a la perfección el horario de cada uno de sus trabajadores y saben con quiénes contarán para cada turno o proyecto.

En resumen, sin un cuadrante de trabajo el desorden en la organización sería enorme. Los empleados no tendrían claro su horario y a los superiores se les haría muy difícil llevar adelante los proyectos.

¿Es obligatorio el cuadrante de trabajo?

La legislación que rige si es obligatorio o no tener un cuadrante de trabajo es imprecisa y antigua, de hecho no se modifica desde 1980. Lo único que indica el artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores es que todas las empresas están obligadas a exponer en un lugar visible un calendario laboral, sin especificar nada más. 

El término calendario laboral es bastante amplio, por lo que se hace difícil entender si hay que tener un cuadrante de trabajo para cumplir esta ley. De todos modos, en PayFit creemos que es fundamental facilitar a los empleados de cualquier organización un cuadrante de horas de trabajo completo y detallado con el fin de:

• Asegurar el buen funcionamiento de la compañía

• Incrementar la satisfacción del empleado y facilitar su conciliación con la vida personal

• Mantener a los coordinadores informados de los turnos

• Facilitar el registro horario de los empleados

Además, lo que también es obligatorio para todas las empresas desde 2019 es el registro de la jornada laboral. Contar con un cuadrante de trabajo semanal o mensual facilita el desempeño de esta tarea, por lo que de nuevo recomendamos realizarlos detalladamente.  

¿Con qué herramienta puedes hacer cuadrantes de trabajo fácilmente?

El aspecto de un cuadrante de horas de trabajo puede variar muchísimo dependiendo de varios factores: el número de empleados, si es por turnos, la duración de la jornada, los patrones de turnos utilizados, etc. Sin embargo, la herramienta más común y sencilla para crear plantillas o cuadrantes de trabajo es Excel. 

A continuación encontrarás una pequeña guía para crear en Excel cuadrantes de trabajo mensuales para toda tu organización. De todos modos, puedes encontrar una gran variedad de plantillas y cuadrantes de trabajo en blanco ya preparados en internet.

Paso 1: Crea una nueva hoja de Excel

El primer paso es abrir una nueva hoja de excel y ponerle un nombre que te permita localizarlo fácilmente. ¿Sencillo verdad?

Paso 2: Crea el calendario mensual

A continuación, crea el calendario del mes empezando por la segunda columna. En la primera fila te recomendamos poner los días de la semana, y en la segunda el día del mes. Puedes modificar el color de los fines de semana para que tu calendario sea más sencillo de leer. Puedes inspirarte en el siguiente ejemplo: 

Paso 3: Introduce los nombres de los empleados

En la primera columna, introduce los nombres de cada uno de tus empleados. Cada fila será el calendario laboral de un empleado, indicando en las casillas siguientes qué días trabaja. 

Paso 4: Turnos rotativos

En caso de que tu negocio funcione con turnos y sean rotativos, lo más sencillo es crear una leyenda que resuma los tipos de turno, por ejemplo: mañana (M), tarde (M) o completa (C). Una vez hecho será tan sencillo como ir variando el orden a lo largo del mes. Mira el ejemplo a continuación:

Paso 5: Crea pestañas mensuales

Para modificar los turnos u horarios en los próximos meses, usa las pestañas de excel y copia el cuadrante del mes anterior, modifícalo a tu gusto y ¡listo!

Con estos 5 sencillos pasos puedes crear tu plantilla en Excel fácilmente, de todos modos, te dejamos a continuación la plantilla que has visto de ejemplo.

¿Cómo elaborar un cuadrante de trabajo?

Para crear un cuadrante de trabajo efectivo, es crucial emplear un diseño claro y comprensible, permitiendo que cualquier profesional o supervisor pueda identificar rápidamente qué personal está disponible en cada momento. Generalmente, se utiliza una tabla como formato estándar para elaborar estos cuadrantes.

La primera fila de la tabla suele contener los días de la semana. Luego, existen dos enfoques para la primera columna:

• Incluir los nombres de los trabajadores: En el primer caso, se registrarán los turnos asignados a cada trabajador para cada día (por ejemplo, mañana, tarde o noche) en las celdas correspondientes de la tabla.

• Establecer las horas del día dentro del horario laboral establecido: En el segundo enfoque, se colocarán los nombres de los empleados en las celdas internas. A continuación, ilustraremos esto con ejemplos concretos.

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