Hoja de vacaciones para empleados, ¿qué es y cómo se hace?

Como explicamos en nuestro post sobre vacaciones laborales, la duración de las vacaciones varía en función de la empresa y el convenio de aplicación. La gestión de las vacaciones es una cuestión de suma relevancia dentro del departamento de RRHH de una empresa. 

¿Qué es una hoja de cálculo de vacaciones? ¿Cómo podemos organizar las vacaciones y ausencias de nuestros empleados? En este post te explicamos todo sobre la hoja de vacaciones para empleados así como la manera de realizar un buen cuadrante que sea efectivo.

¿Cuáles son las cuestiones fundamentales sobre la hoja de cálculo de vacaciones?

En el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores se establece que las vacaciones en ningún caso estas pueden ser inferiores a 30 días naturales, incluyendo en el cómputo los domingos y los festivos, lo que equivaldría a 22 de vacaciones en días laborales (que no tienen en cuenta los sábados, domingos y festivos). 

Partiendo de esto, lo primero que hay que hacer es organizar una política de vacaciones de la empresa. No obstante, hay que tener en cuenta que existe una jerarquía para la organización de las vacaciones. Por ello, el orden a seguir es según: 

• Lo determinado por la legislación laboral (días de vacaciones por mes trabajado).

• Lo expuesto en el convenio colectivo, que determina su funcionamiento en la compañía.

• El contrato de trabajo del empleado, que debe estar coordinado en su contenido con los dos anteriores.

Por lo tanto, el calendario de vacaciones de la empresa se tendrá que organizar en base a esta jerarquía. Corresponderá al manager o al departamento de RRHH la definición de este calendario así como la aprobación o denegación de las vacaciones solicitadas por los trabajadores.

¿Qué es una hoja de cálculo de vacaciones?

Una hoja de vacaciones para empleados es aquella que te ayuda a llevar un control básico y organizado de las vacaciones laborales de tus empleados del año en curso. En este cuadrante también se refleja los empleados que estén de baja y todas las cuestiones relativas a las ausencias. 

La definición de las vacaciones es una de las partes fundamentales de la organización del trabajo. Por ello es recomendable elegir un método o un software sencillo e intuitivo que sea de fácil comprensión, tanto para el departamento de RRHH como, por supuesto, para los empleados. 

¿Cómo es una plantilla de vacaciones de empleados? 

Para realizar una plantilla de vacaciones tienes que tener en cuenta el tamaño de tu empresa. Esto es primordial, pues el mejor método para la gestión de las vacaciones de una empresa varía en función de su tamaño.

En la plantilla de vacaciones vendrá reflejado:

• Identificación de cada trabajador y departamento al que pertenece

• Calendario de los días y meses del año

• Número de vacaciones correspondientes a cada trabajador (y los días disfrutados y los no disfrutados)

• Ausencias justificadas 

• Bajas laborales

Es recomendable que añadas una columna de “comentarios” y sigas un esquema de colores para que la hoja de cálculo de vacaciones sea más visual y sencilla.

¿Cómo funciona una hoja de Excel de vacaciones de empleados?

Hasta ahora, las plantillas de Excel son el método más común para organizar una hoja de vacaciones para empleados. De hecho, es un programa muy utilizado en la gestión de recursos humanos de las empresas. 

Para ello necesitas tener instalado el programa de Microsoft Excel en tu ordenador (se requiere una licencia para usarlo, por lo que es de pago) aunque también puedes hacerlo en Google Sheets desde Google. 

Una vez tengas el programa descargado tendrás que crear un archivo. El método más fácil es insertar una tabla y darle un nombre (por ejemplo, “Plantilla vacaciones 2024”). Ahí podrás crear filas y columnas indicando el nombre de cada empleado, los meses del año, el número de vacaciones que le corresponde a cada empleado, etc. A partir de ahí podrás definir las fechas de vacaciones para cada uno. 

Pero…¿Qué handicaps tiene el uso de una hoja de excel de vacaciones de empleados?

1. El uso de Excel es a través de fórmulas y para ello se requieren unos conocimientos muy específicos. La mayoría de veces no sirve con tener solo un nivel básico o principiante. 

2. La creación de una hoja de vacaciones para empleados en Excel supondrá tener que comunicarte manualmente con cada uno de tus empleados para informarle sobre las vacaciones, trasladar peticiones y evitar solapamientos. 

3. Se pierde bastante tiempo en la creación del archivo desde 0, tendrás que apuntar manualmente cada uno de los datos y fórmulas que necesites. 

4. Añadir información manualmente puede conllevar a errores. 

5. Los documentos de Excel no pueden ser editados y compartidos por varias personas a la vez, por lo que hace la tarea más complicada. 

En definitiva, lo más fácil para realizar una hoja de cálculo de vacaciones es digitalizar el proceso. De esta manera, evitarás duplicados y ahorrarás tiempo.

¿Estás cansado de las plantillas y las hojas de Excel? ¿Quieres una hoja de vacaciones para empleados digitalizada? El módulo de vacaciones y ausencias de PayFit es una herramienta diseñada para simplificar la gestión de las ausencias laborales y el plan de vacaciones de los empleados, facilitando así la organización interna y asegurando el cumplimiento de las regulaciones locales. Con este módulo, los empleadores pueden aprobar o rechazar peticiones de vacaciones de manera rápida y eficiente, mientras que los empleados tienen la capacidad de consultar su saldo de días de vacaciones y enviar solicitudes de manera directa a través de una plataforma intuitiva. Este sistema no solo optimiza los procesos administrativos, sino que también mejora la transparencia y la comunicación entre el equipo de recursos humanos y los empleados, contribuyendo a un ambiente laboral más armonioso y productivo.

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