Los esenciales de la contratación de personal: ¿Qué es el plan de contratación y el capacity plan? 

El crecimiento de la empresa siempre es positivo, aunque puede salirse de control si no se tiene una previsión de los recursos necesarios para cumplir con la demanda. Uno de los recursos esenciales para que la carga de trabajo no supere los límites es el personal. 

No obstante, el proceso de selección puede llevar más tiempo del esperado para determinadas posiciones y por ello es necesario contar con la elaboración de un capacity plan y un plan de contratación. 

En estos casos no es solamente necesario prever cuantas incorporaciones se tendrán que llevar a cabo durante un periodo de tiempo determinado, si no cuantos técnicos de selección y captadores de talento necesitarás para conseguirlo. 

¡Veamos la importancia de estos dos términos!

¿Qué es el plan de contratación?

Paso uno: elaborar un plan de contratación.

El plan de contratación es un listado de las posiciones por departamento que va a ser necesario incorporar en un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo: Cuántas personas va a necesitar el equipo de ventas y el equipo de informáticos, desglosadas por experiencia o funciones.

Esto quiere decir que la elaboración de este plan se origina de las necesidades del negocio y lo realiza recursos humanos junto con los managers y la dirección. 

Por lo tanto, el plan de contratación requiere la colaboración con todos los departamentos de tu empresa, es la única forma de conocer las necesidades de cada uno de ellos.

El plan de contratación está muy ligado a los presupuestos anuales de la compañía y de cada uno de los departamentos que quiere realizar contrataciones, ya que como bien sabrás, incorporar a nuevas personas es un coste para la empresa que se debe preever lo máximo posible. 

Una vez se conocer las necesidades de cada departamento y su presupuesto, se empieza a dibujar el plan de contratación.

Elaborar un plan de contratación cada año no implica que todas las contrataciones se tengan que hacer en ese mismo momento, puede que haya un pico de trabajo por un proyecto en septiembre y sea necesario personal a partir de ese entonces. Lo importante es tener la previsión de este pico para que no llegue de sorpresa.

Piensa en una tienda de ropa, el plan de contratación deberá contemplar la incorporación de trabajadores para los meses de rebajas: julio y enero. O por otro lado la campaña de navidad. 

Mientras más antelación, mejor se podrá planificar.

¿Qué es el capacity plan?

Segundo paso: capacity plan. 

El objetivo de la elaboración del capacity plan es asegurarse de tener suficientes recursos en el equipo de selección para satisfacer las necesidades de contratación de la empresa.

El capacity plan también debe incluir la previsión de rotación estimada y la estimación de los tiempos de contratación. 

Muchos departamentos verán como un reto el no tener en su equipo las suficientes personas para cumplir sus objetivos, pero presionar al equipo de selección sin antes haber previsto la necesidad no agiliza el proceso.

Es por ello que el capacity plan es un paso previo a la aplicación del plan de contratación, ya que las necesidades del plan de contratación definirán cuantos técnicos de selección serán necesarios para cumplir los objetivos del año. 

El capacity plan debe incluir la previsión de los siguientes recursos para la contratación:

Equipo de técnicos de selección

¿Cuántas personas del equipo de recursos humanos se necesitarán para la contratación de X perfiles? ¿Quién se especializa en cada uno de estos? Define el número de personas que necesitarás para tu equipo, ¡esas serán las contrataciones más importantes para cumplir todos los objetivos!

Posibilidad de externalización

Algunas empresas optan por contratar los servicios de captación de talento, en vez de contar con personal dedicado para ello. Algunos perfiles más difíciles de conseguir, como por ejemplo los tecnológicos, suelen ser contactados por estas vías. Evalúa con qué proveedores quieres trabajar para poder contratar a todos los perfiles que necesitas.

Herramientas

¿Ya sabes donde vas a publicar tus ofertas de empleo? ¿De qué plataformas puedes sacar los perfiles que busques con la técnica de headhunting? ¿Cómo vas a realizar las entrevistas: De forma presencial o por internet? ¿Cómo vas a evaluar al candidato? Este punto tiene especial relevancia, ya que no contar con las herramientas adecuadas puede resultar en errores durante la entrevista y un retraso del plan de contratación.

¿Quién se encarga de elaborar los capacity plan y plan de contratación?

Estas tareas generalmente se asocian al departamento de recursos humanos en las empresas. 

No obstante, recursos humanos implica mucho más que selección, como por ejemplo la gestión del bienestar de los empleados o la gestión de ausencias.

Es por eso que lo ideal para los departamentos de RRHH es automatizar todas las tareas mecánicas para poder tener más tiempo para dedicarse a temas relacionados con sus empleados. Un ejemplo de estas tareas es la generación de nóminas.

Generalmente la gestión de nóminas se externaliza, ¿has oído hablar de las asesorías digitales?

Con una asesoría laboral digital como PayFit podrás digitalizar todos los procesos relacionados con la gestión de nóminas y de RRHH.

¡Gana tiempo para lo que de verdad importa!