¿Seguridad Social y la empresa: qué necesitas saber?

La Organización Internacional del Trabajo (OIT) define la Seguridad Social (SS) como “la protección que la sociedad proporciona a sus miembros mediante unas medidas públicas contra las privaciones económicas y sociales que de no existir ocasionarían graves privaciones de ingresos por enfermedad, invalidez, vejez y cargas familiares”. 

Aunque los poderes públicos deben mantener régimen público de Seguridad Social para todos los ciudadanos y garantizar la asistencia y prestaciones sociales suficientes ante situaciones de necesidad, la realidad es que existe una cierta privatización en las formas de gestión del régimen público. Pues bien, la Seguridad Social y la empresa están estrechamente relacionadas. Las empresas, entre otras entidades como las Mutuas, colaboran con el régimen de la Seguridad Social. Por este motivo, es muy importante tener claro cuándo y cómo se lleva a cabo esta colaboración y así realizar una buena gestión de empleados dentro de la empresa. 

¿Qué cuestiones generales sobre la Seguridad Social se conocen? ¿Cuáles son las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social? ¿Cuál es el coste de la Seguridad Social en la empresa? En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre la Seguridad Social y la empresa. 

¿Qué cuestiones generales sobre la Seguridad Social se conocen?

Para un buen entendimiento de la Seguridad Social y la empresa, hay que aclarar algunos conceptos importantes sobre la SS, ya que afectarán a la gestión de los RRHH y a la organización del trabajo dentro de la empresa.  

Este es un resumen de las nociones básicas que vamos a analizar a lo largo de este artículo: 

El principal objetivo de la Seguridad Social es garantizar una mínima protección a los ciudadanos ante estados de necesidad, como por ejemplo, la jubilación. Dentro de la Seguridad Social están los Sistemas de Seguridad Social, que no son lo mismo que los grupos de cotización. El Sistema de la Seguridad Social es el conjunto de regímenes a través de los cuales el Estado garantiza la protección adecuada a las contingencias y situaciones definidas por la ley.

Las personas se clasifican en un régimen u otro en función de la actividad profesional realizada, así como según el cumplimiento de ciertos requisitos exigidos por cada modalidad.

• El Régimen General de la Seguridad Social. Dentro de este Régimen encontramos incluidos Sistemas Especiales, que son colectivos con peculiaridades en materia de afiliación y cotización. 

• Regímenes Especiales de la Seguridad Social. Actualmente los regímenes especiales son:

• Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

• Régimen Especial de la Minería del Carbón.

• Régimen Especial de Trabajadores del Mar.

Por su parte, los grupos de cotización son un método de clasificación profesional que establece la Seguridad Social para determinar las bases mínimas y máximas de cotización de los trabajadores en función del grupo del que formen parte.

La diferencia entre grupos de cotización de Seguridad Social y la categoría profesional o categorías de trabajo es esencialmente que la categoría profesional indica las funciones a desarrollar por el empleado, su autonomía y responsabilidad, así como el salario bruto mínimo por convenio colectivo que se debe aplicar. 

En cambio, el grupo de cotización es establecido por la Seguridad Social y establece las bases de cotización mínimas y máximas para cada grupo. A continuación, veremos cómo afecta a las empresas la Seguridad Social.

¿Cuáles son las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social?

Las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social constituyen un pilar fundamental para el correcto funcionamiento y legalidad de cualquier negocio en España. Entre estas responsabilidades, destacan la inscripción de la empresa en el sistema de la Seguridad Social al iniciar su actividad, así como la afiliación y alta de sus trabajadores antes de que estos comiencen a trabajar. Además, es crucial llevar a cabo el correcto cálculo y posterior pago de las cotizaciones sociales, que varían según la categoría profesional de los empleados y otros factores.

Otra obligación importante es la gestión de bajas laborales, ya sean por enfermedad, accidentes de trabajo o permisos por maternidad/paternidad, asegurando que se realicen los trámites adecuados y se cubran las prestaciones correspondientes. También, la empresa debe mantener actualizada la información sobre sus trabajadores y comunicar cualquier modificación en los contratos, cambios de categoría, o bajas de manera oportuna.

En definitiva, todas las empresas tienen obligaciones de contribución a la Seguridad Social y por ende, si quieren llevar a cabo contratos de trabajo deben seguir minuciosamente unos pasos para contratar a un trabajador. Sin embargo, la correcta gestión de la seguridad social dentro de la contabilidad de una empresa es un proceso que comienza con la inscripción de la empresa y el alta de sus trabajadores en el sistema de la Seguridad Social, seguido por el cálculo preciso y el registro contable de las cotizaciones sociales como parte de los costes laborales.

¿En qué consiste la inscripción de la empresa en la Seguridad Social y el alta en la Seguridad Social?

Hay que recalcar que no es lo mismo la inscripción de la empresa en la SS y el alta de un empleado en la SS, el cual, en caso de no haberlo hecho el propio trabajador, tiene que hacer la empresa.  Es decir, el alta en la Seguridad Social y la inscripción de la empresa en la Seguridad Social son acciones y conceptos distintos. Básicamente, al formalizar el contrato de trabajo es necesario dar de alta en la Seguridad Social al empleado, ya que la afiliación del trabajador es un requisito indispensable.

Dar de alta en la Seguridad Social lo entiende, de la siguiente manera: "El alta es un acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a la persona que inicia una actividad su condición de incluida en el campo de aplicación de un determinado Régimen de la Seguridad Social, en función del tipo de actividad desarrollada, con los derechos y obligaciones correspondientes".

Así pues, el alta del trabajador lo realiza la empresa cuando lo contrata, el empleado no puede gestionar su propio alta, solo puede solicitar el número de afiliación a la Seguridad Social (pero no realizar su propia alta o afiliación al sistema). Con el alta de un empleado, el empresario y el trabajador se comprometen a realizar aportaciones económicas al sistema (obligación de cotizar) y generan derecho a recibir prestaciones (económicas y/o sanitarias) según la situación laboral del trabajador. Por su parte, el alta y la afiliación de los trabajadores tampoco son lo mismo. La afiliación es el acto por el cual un trabajador se integra por primera vez en la SS, recibiendo un número único de afiliación. 

Se diferencia con el alta en que la afiliación se realiza una única vez, mientras que las altas pueden ser múltiples y se darán cada vez que se inicie o finalice una relación laboral, ya que se trata del acto administrativo por el que se constituye la relación jurídica de la SS. A grosso modo, es importante que un empresario conozca todas estas definiciones porque tanto el alta del empleado como la empresa son su obligación y en ningún caso obligación del empleado. 

¿Qué es la cotización de la empresa en la Seguridad Social?

Los empresarios tienen un millón de preguntas y una de ellas es ¿Cómo cotiza a la Seguridad Social la empresa? Los empresarios y los trabajadores por cuenta ajena incluidos en el Régimen General son los que tienen que cotizar a la SS. Por ello, podemos decir que la obligación de cotizar nace desde el comienzo de la prestación del trabajo y no se interrumpe mientras dura la relación laboral entre el empresario y el trabajador. 

Para cotizar, es necesario tener en cuenta distintos conceptos:

• Cuota de cotización

• Base de cotización (bases de cotización mínimas y máximas)

• Porcentaje o tipo de cotización

Como hemos dicho anteriormente, el empresario es el responsable del ingreso de la cotización propia y de la de sus trabajadores, para lo cual descontará del salario bruto de sus trabajadores las aportaciones que les correspondan en el momento de su abono.

Si no se cumple con esta obligación de ingreso, el empresario tendrá que pagar unos recargos e intereses de demora. Para estar al corriente de las deudas que tiene con la Seguridad Social la empresa, existe un certificado de deudas de la Seguridad Social, que se utiliza para comprobar si existe alguna deuda. Dicho documento oficial es expedido por la Tesorería General del Estado que certifica que el individuo está al corriente de pago de todas las obligaciones o deudas con la Seguridad Social. 

¿Cuál es el coste de la Seguridad Social en la empresa?

Dentro del Régimen General de la Seguridad Social, la empresa realiza diferentes aportaciones. Los Seguros Sociales son, precisamente, los pagos que realiza la empresa a la SS cada mes, mediante los cuales se ingresan las cuotas referentes a las cotizaciones mensuales. 

Dependiendo de cada trabajador y lo que se haya establecido en el convenio colectivo aplicable para su categoría y grupo profesional, el coste de SS será uno u otro, ya que en el convenio se determina el salario base y sus pluses. Por ende, cuanto más alto sea el salario del empleado mayor será la cuota abonada en concepto de cotización, ya que depende de la base de cotización y el tipo aplicado a la misma.

Asimismo, el coste se reparte entre: 

• Contingencias comunes

• Prestaciones por desempleo 

• Contingencias profesionales

• Formación

• Fondo de Garantía Salarial (FOGASA)

En definitiva, toda empresa tiene unas obligaciones que cumplir con la SS y está estrechamente relacionada con ella, por ello es primordial estar al tanto de todos los trámites legales que hay que realizar. Tal y como hemos ido hablando a lo largo del artículo, la relación entre la seguridad social y las empresas es un elemento esencial en la estructura laboral y económica de España. Las obligaciones que las empresas tienen con la Seguridad Social no solo garantizan el bienestar y la protección de los empleados ante diversas contingencias, sino que también reflejan el compromiso social de la empresa con el entorno en el que opera. Cumplir con estas responsabilidades es crucial para el mantenimiento de un entorno laboral justo y seguro, y para la sostenibilidad a largo plazo del sistema de seguridad social en su conjunto. Herramientas como PayFit desempeñan un papel fundamental en este proceso, facilitando a las empresas la gestión eficiente de sus obligaciones con la Seguridad Social, lo que permite una mayor concentración en el crecimiento y desarrollo empresarial, fortaleciendo así la economía y el tejido social del país.

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