¿Conoces los tipos de gastos más comunes en una empresa?

Ola de cierres, despidos y EREs es el pan de cada día en las noticias. Desafortunadamente y según datos de un estudio de la OCDE, más del 70% de las empresas españolas no logran superar los cinco años de actividad. Asimismo, a medida que las empresas envejecen, su tasa de supervivencia disminuye aún más, solo un 10% de estas alcanzan los diez años. 

¿Te has preguntado alguna vez cuáles son las razones detrás de estos fracasos? ¿Crees que influye en cómo se calcula la rentabilidad? Una de las principales razones es que no saben qué tipos de gastos conlleva la creación y mantenimiento de una empresa, incluyendo el impuesto sobre beneficios, que es fundamental para entender la carga fiscal que enfrentan. Por ello, en el artículo de hoy trataremos los gastos de una empresa, desde los gastos fijos de una empresa hasta los gastos variables.

¿Qué son los gastos en una empresa?

Un gasto representa una salida de dinero que una persona o empresa realiza al adquirir un producto, bien o servicio. Por norma general, dicha salida de fondos es considerada una inversión, ya sea tangible o intangible).

En ese sentido y según el Plan General de Contabilidad, los gastos también pueden definirse como reducciones en el patrimonio neto de la empresa, que pueden presentarse como salidas o disminuciones en el valor de los activos, o bien como reconocimientos o incrementos de pasivos, siempre que no se clasifiquen como distribuciones a los socios o propietarios, ya sean monetarias o no.

¿Qué tipos de gastos existen en una empresa?

En primer lugar es importante mencionar que, existen diversas formas de clasificar los gastos empresariales y por ende, cada empresa puede adaptar dichas denominaciones según sus necesidades operativas. Por está razón, desde PayFit hemos decidido explicarte los gastos empresariales más comunes. Podemos clasificarlos en dos grandes grupos, entre los cuáles destacamos los siguientes:

¿Qué son los gastos fijos y gastos variables en una empresa?

Por un lado, los gastos fijos son aquellos gastos que no cambian a lo largo del tiempo y se pagan mientras dure la actividad de la empresa y por ende, no se relacionan con la producción de la organización. Es decir, no son previsibles.

Entre los gastos fijos más comunes encontramos los siguientes:

• Alquiler o hipoteca del local u oficina.

• Impuestos y tasas (como el impuesto de sociedades…)

• Servicios y suministros (luz, agua…)

• Seguros (de responsabilidad civil, de actividad…)

Y por otro, los gastos variables son aquellos que se relacionan con las circunstancias y la actividad del negocio. Entre los diversos gastos variables encontramos los siguientes ejemplos:

• Costes de personal: Incluye la cotización de la Seguridad Social, los salarios, las pagas extraordinarias o los cursos de formación.

• Costes de materias primas: Estos costes se asocian con la producción. 

• Gastos de viajes y desplazamientos.

• Gastos de Marketing y Publicidad.

¿Qué son los gastos deducibles y no deducibles en una empresa?

Los gastos deducibles en una empresa se pueden definir como aquellos gastos que están relacionados con la actividad de la empresa. Es decir, desde un punto de vista fiscal para que un gasto sea deducible es necesario que cumpla con diversos requisitos tales como: debidamente justificado con una factura completa (no sirven los tickets), que se registren en el Libro de Gastos de la empresa y que, además esté vinculado con la actividad económica de esta. 

Entre los gastos deducibles más comunes encontramos: 

• Alquiler de locales.

• Honorarios de gestores y abogados.

• Gastos de transporte relacionados con la actividad.

• Gastos de Publicidad de la empresa.

A su vez, los gastos no deducibles son todos aquellos que no tienen relación con la actividad de la empresa. Es decir, normalmente encontramos gastos como las multas, los donativos, gastos de transporte personal o facturas de móvil, si se usa para temas personales. 

Y te estarás preguntando, ¿dónde englobo los gastos anticipados o los gastos de explotación? Pues bien, los gastos anticipados se engloban dentro de los activos corrientes en el balance general de la empresa. Estos representan pagos realizados por servicios o beneficios que se recibirán en un futuro período contable. Por ejemplo, el pago anticipado de un seguro o el alquiler de un local son considerados gastos anticipados porque se trata de servicios que se utilizarán más allá del período contable actual.

En cuanto a los gastos de explotación, estos se registran en la cuenta de resultados del período en que se incurren. Estos gastos son los que la empresa tiene que asumir para su funcionamiento diario y para realizar sus operaciones habituales, como los costes de personal, los gastos de materiales, los servicios contratados, entre otros. Estos son esenciales para mantener la operatividad del negocio y se registran como gastos del período en el que se consumen los servicios o bienes correspondientes.

Como has podido observar, los gastos de una empresa son diversos y a su vez, cada tipo de gasto juega un papel crucial en el soporte y desarrollo de las operaciones de una empresa, y su adecuada gestión es primordial para la salud financiera de una empresa. La rentabilidad, que es la capacidad de generar ganancias a partir de los recursos invertidos, es un indicador clave que refleja la eficacia con la que se gestionan estos gastos en relación con los ingresos generados.

¿Qué retos tiene la gestión de gastos contables?

Bien sabemos que gestionar los gastos en las empresas puede llegar a ser muy complicado. Por ello, la gestión de estos tiene algunos desafíos, entre los más comunes encontramos los siguientes:

• Control y seguimiento

• Cumplimiento normativo

• Optimización de costes

• Prevención de fraude

• Gestión de gastos de viaje

• Adopción de herramientas tecnológicas

• Adaptabilidad

• Visibilidad y análisis

¿Aún no sabes cómo gestionar los gastos profesionales en tu empresa? ¿Estás preocupado por tener que revisar constantemente los tickets de tus empleados? ¿Estás cansado de recibir constantemente tickets de restaurantes en tu bandeja de entrada? ¡No te preocupes más! En PayFit hemos desarrollado el módulo de gastos profesionales específicamente para solucionar este problema.

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