Comment faire la fiche de paie d’un stagiaire ?

Le fait de recruter un stagiaire au sein de votre entreprise emporte plusieurs droits et obligations. Dès lors que la durée de son stage est supérieure à 2 mois, une gratification minimale doit lui être versée.

En contrepartie du travail réalisé, il est parfaitement possible de lui octroyer une rémunération plus élevée. Dans cette hypothèse, des cotisations sociales sont dues et la délivrance d’un bulletin de paie au stagiaire s’avère nécessaire.

Quelle est la rémunération d’un stagiaire ? Le stagiaire doit-il recevoir une fiche de paie ? Quelles sont les mentions obligatoires de la fiche de paie d’un stagiaire ? PayFit vous explique.

Quelle est la rémunération d’un stagiaire ?

La rémunération du stagiaire, appelée plus généralement gratification, est obligatoire dès lors qu’il travaille dans l’entreprise plus de 2 mois consécutifs. En dessous de 2 mois, la gratification est facultative. 

La gratification mensuelle minimale de stage en 2024, pour un stage d'une durée supérieure à 2 mois s’élève à 4,35 € par heure, ce qui correspond à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale.

Selon la branche d’activité, la gratification de stage peut être d’un montant supérieur et varier en fonction du niveau d’étude de votre futur stagiaire. Pour le savoir, vous pouvez consulter la convention collective applicable.

Lorsque la gratification que vous versez n’excède pas le montant minimal précité, à savoir, 4,35 € par heure de stage, l’entreprise est exonérée de charges sociales pour le stagiaire. 

Il est cependant possible d’opter pour une gratification supérieure. Dans ce cas, les cotisations sociales ne seront dues que pour la partie excédant le montant minimal. Il est également possible de verser exceptionnellement une prime de stage.

Est-il obligatoire de délivrer un bulletin de paie au stagiaire ?

Bien que la délivrance d’un bulletin de salaire au stagiaire soit facultative, s’il perçoit une somme excédant la gratification minimale, il est obligatoire de lui fournir un document reprenant le nombre d’heures réalisées, les sommes perçues et les cotisations sociales.

Pour ce faire, la solution la plus adaptée vise à faire un bulletin de paie simplifié et de le délivrer lors de la remise de la gratification au stagiaire.

Pour rappel, les modalités de gratification du stagiaire varient selon la durée du stage :

• stage d’une durée inférieure à 2 mois : gratification facultative ;

• stage d’une durée supérieure à 2 mois : gratification mensuelle obligatoire.

Exemple : votre stagiaire a réalisé 140 heures de stage en janvier 2024 et vous lui versez une gratification d’un montant de 900 €:

• gratification minimale : 609 € (correspondant à 29 × 15 % × 140) ;

• partie soumise aux cotisations sociales : 291 € (correspondant à 900 – 567).

Dans cette hypothèse, le versement du salaire au stagiaire doit être accompagné d’une fiche de paie. La remise de la fiche de paie au stagiaire est obligatoire dans ce cas. 

💡 Bon à savoir : si le stage dépasse 2 mois, il est possible de faire apparaître le stagiaire dans la déclaration sociale nominative (DSN). Cependant, il ne peut être compris dans le calcul de l’effectif salarial de votre entreprise. 

Quelles sont les mentions obligatoires de la fiche de paie d’un stagiaire ? 

Pour un stagiaire, la fiche de paie doit comporter : 

• l’identité de l’employeur : nom ou dénomination, adresse, SIREN, code APE, convention collective applicable ;

• l’identité du stagiaire : nom, prénom, adresse, emploi ;

• la rémunération du stagiaire : période rémunérée, avantages en nature ;

• la mention : "conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée".

Cependant, le statut de stagiaire diffère de celui de salarié. En conséquence, le contenu de la fiche de paie dans le cadre d’un stage présente une pluralité de spécificités :

• exclusion de certaines cotisations : retraite complémentaire, assurance chômage, contribution aux organisations syndicales, prévoyance ;

• exclusion des taux réduits : assurance maladie, allocations familiales ;

• mention du montant de la partie exonérée de la gratification.

C’est lors du paiement au stagiaire que sa fiche de paie devra lui être remise. 

💡 Bon à savoir : depuis le 1er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant net social. Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Exemple de bulletin de paie d’un stagiaire en 2024

Employeurs, vous pouvez vous servir de notre modèle de bulletin de paie pour votre stagiaire. 

Ce modèle vous est proposé gratuitement par PayFit.