Bureaux partagés & réductions des coûts : comment s'y prendre ?

Saviez-vous que 64 % des chefs d’entreprise envisagent d’adapter leurs locaux après le confinement* ? Aménagement, vision, réduction des coûts : avec la crise du Covid se pose pléthore de questions sur l’avenir des espaces de travail. Pour être en phase avec l’émergence de nouveaux modes d’organisation et préserver votre trésorerie, vous n’avez donc de choix que de réinventer à votre tour votre perception des espaces de travail ! 

Avez-vous déjà entendu parler de la sous-location, des prestations de services ou encore de bureaux partagés ? De nombreuses solutions peuvent vous aider à limiter les coûts afin que vos bureaux ne deviennent pas une source de préoccupation financière.

Si vous n’avez pas encore envisagé ces possibilités, vous trouverez dans cet article toutes les bonnes pratiques de Bureaux à Partager, le site pour trouver le bureau idéal partout en France, concernant deux grands cas de figure : les contrats flexibles et les contrats non flexibles.

Les contrats non flexibles 

Si votre contrat n’est pas flexible, vous avez soit un bail classique 3/6/9, soit un bail précaire ou dérogatoire (aussi appelé bail commercial raccourci). Vous êtes donc engagé à long terme ou moyen-long terme, ce qui vous laisse deux possibilités pour le partage de vos bureaux avec une autre entreprise.

La prestation de service, qui s’est développée avec l’avènement du coworking, permet de mettre à disposition un espace de travail qui inclut des services, tels que par exemple une machine à café, une hôtesse d’accueil ou encore une connexion internet. Si l’autorisation du propriétaire n’est pas requise, son accord est cependant recommandé pour des questions d’assurance. Plus simple et plus souple (notamment pour le prix de location), la prestation de service est l'option que recommande bureaux à partager.

Le prix pour le partage des bureaux varie en fonction de la localisation, des services et du standing. Il y a 3 ans, l’indice du coworking était de 250 à 300 € par poste. Aujourd’hui, il grimpe à 500 €.

Les contrats flexibles 

Si vous êtes le CEO d’une entreprise, c’est le moment de vous poser les bonnes questions !

Dans le contexte actuel, vous n’avez pas nécessairement besoin d’autant de places que vous avez de collaborateurs. 45 % des décisionnaires interrogés durant notre webinar déclarent que suite au ralentissement de leur croissance, leurs bureaux sont devenus trop grands ; 14 % d’entre eux déclarent d’ailleurs envisager de partager ou sous-louer leurs bureaux***.

Deux options s’offrent donc à vous : limiter le nombre de postes que vous prenez dans un coworking, ou partager vos bureaux avec une autre société.

Demain, quelle place tiendra le bureau pour les entreprises ? 

Le télétravail se développe de plus en plus, et les bureaux représentent un coût fixe élevé pour les entreprises. Suite à la crise du Covid-19, des interrogations sur le bureau de demain et sur les changements qui adviendront durant les mois et années à venir voient le jour. 

Chez PayFit, nous avons décidé de repenser nos bureaux en imaginant 5 types d'espaces de travail : vous pourrez découvrir ce concept ainsi que nos nouveaux bureaux dans cette vidéo.

Pour beaucoup de sociétés, les espaces sont plus que jamais vus comme collaboratifs : une sorte de “hub” où se croisent les parties prenantes pour échanger, brainstormer, socialiser, véhiculer des valeurs communes et se motiver. 

Cette vision de l’espace a vocation à demeurer, voire même grandir, et ne va pas à l’encontre d’une flexibilisation de l’organisation des bureaux et d’une croissance de l’ouverture d’esprit quant au télétravail. 

Pour réduire vos coûts si vous êtes en contrat non flexible, vous avez 2 options : 

- la sous-location ;

- la prestation de service.

Pour limiter vos frais si vous êtes en contrat flexible, 2 possibilités s'offrent à vous : 

- utiliser moins de postes de travail ; 

- partager vos bureaux. 

*Etude Bureaux à Partager réalisée en mai et juin 2020 portant sur un panel de 205 personnes dont 50% de chefs d’entreprise, 38% de salariés et 12% d’indépendants

** Etude Zapier sur l’obsolescence des bureaux

*** Sur un panel de 48 répondants à un sondage sur l’importance des bureaux et du télétravail après la crise sanitaire, dont une majorité de CEO, DAF, DRH et Office managers