Quelles sont les règles régissant les congés ?

Tout au long de sa vie professionnelle, des événements qui altèrent le rythme de travail normal d'un salarié peuvent subvenir. Indépendamment de l’origine personnelle ou professionnelle de ces événements, les salariés doivent par moments s'absenter de leurs postes de travail. On appelle ces périodes d'absences autorisées des congés. 

Il existe beaucoup de types de congés, et leurs modalités (durées, procédure, rémunération) varient. C'est pourquoi en tant qu'employeur, il est nécessaire de comprendre les enjeux des congés les plus communs pour pouvoir respecter les obligations légales qui vous incombent dans chaque cas.  

Qu'est ce qu’on considère comme un congé ? Quels sont les types principaux de congés ?  En quoi diffèrent-ils ? Quel est l'impact des congés sur l’organisation de la paie ? PayFit fait le point.

Qu'est ce qu'un congé ?

En droit du travail, le mot congé désigne une période pendant laquelle un salarié est autorisé par l’employeur à cesser de travailler, indépendamment de l'origine de cette absence.  

Pendant ces congés, les obligations essentielles qui lient l'employeur et le salarié dans le contrat de travail restent en vigueur. 

Il existe de nombreux types de congés. Toutefois, le code du travail ne définit pas nécessairement un régime spécifique pour chacun de ces congés. 

En général, deux grands groupes de congés se distinguent pour l’employeur : les congés qu'il doit prendre en charge, et ceux qu'il ne doit pas obligatoirement rémunérer.

Quels types de congés sont pris en charge par l’employeur ? 

Congés familiaux

Les événements familiaux donnent lieu à des congés avec justification, que l'employeur peut demander au salarié qui s'absente. 

Aucune condition d’ancienneté n'est requise pour pouvoir en bénéficier, et le temps de ces congés est considéré comme du temps de travail effectif pour le calcul du droit aux congés payés.

Ces congés sont : 

• le congé naissance : chaque naissance survenue dans le foyer ou enfant placé en adoption arrivé chez un salarié lui donne droit à un congé obligatoire de 3 jours ouvrables à prendre immédiatement ; 

• le congé décès : le décès d’un proche octroi au salarié le bénéfice de quelques jours de congé afin de faire son deuil et organiser les formalités liées à l’enterrement ; 

• le congé mariage et le congé PACS : pour le mariage du salarié ou de son enfant, ainsi que pour le PACS du salarié. Il peut bénéficier des deux s’il conclut les deux successivement ; 

• le congé pour l’annonce du handicap d’un enfant : lors de l’annonce du handicap ou de la pathologie d’un enfant, le salarié bénéficie de jours de congés. 

👉 En savoir plus sur le congé pour enfant handicapé. 

La loi fixe des durées minimales pour ces congés. Une convention collective ou un accord peuvent prévoir des durées plus favorables. 

⚠️ Attention : lorsque le salarié est déjà en congés payés pendant que survient l'un de ces évènements, il ne peut pas demander le congé spécial.

💡 Bon à savoir : une proposition de loi de février 2022 envisage de créer un congé pour fausse couche de 3 jours. 

Congés payés

Les congés payés sont des jours de vacances annuels auxquels ont droit les salariés, indépendamment de leur type de contrat de travail et de leur ancienneté. Ils sont déterminés à partir de la période de référence des congés payés.

Pendant ces vacances, les salariés conservent leur rémunération habituelle. En fonction du nombre de jours de travail effectués, les salariés acquièrent le droit à des jours de repos sur l’année. 

💡 Bon à savoir : un congé de révision est également accordé aux alternants en contrat d'apprentissage. Ces 5 jours de congés sont rémunérés par l'employeur. 

Tableau récapitulatif

Quels types de congés ne sont pas rémunérés ? 

Congés familiaux

En général, l'employeur n’a pas le droit de refuser ces congés, même si leur origine n'est pas professionnelle. Il s'agit de situations exceptionnelles qui nécessitent que le salarié s'absente de son poste de travail pour des raisons de santé, telles que :

• le congé maternité et le congé paternité : octroyé à la mère de l’enfant ainsi qu’au père (ou conjoint, partenaire ou concubin de la femme s’il n’est pas le père de l’enfant) ; 

• le congé d’adoption : congé pour l’un des parents, ou divisible entre les deux lors de l’adoption d’un enfant ; 

• le congé pathologique : accordé à la salariée enceinte lorsque sa grossesse est à risque et qu’il lui faut plus de repos ; 

• le congé parental : sous condition d’ancienneté le salarié peut bénéficier de ce congé pour élever son ou ses enfants ; 

• le congé proche aidant : pour s’occuper d’un enfant, d’un parent ou d’un proche dans le besoin ; 

• le congé pour enfant malade : pour s’occuper d’un enfant à charge de moins de 16 ans pour raison de maladie ou d’accident ; 

• le congé de solidarité familiale : pour s’occuper d’un proche en fin de vie ; 

• le congé de présence parentale : pour s’occuper d’un enfant à charge atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité. 

💡 Bon à savoir : une proposition de loi prévoit de mettre en place un congé menstruel pris en charge par la sécurité sociale.

Malgré le fait qu'aucune rémunération n'est prévue initialement pour les congés listés ci-dessous, une convention collective, un accord d'entreprise ou de branche peuvent prévoir des conditions plus favorables, en prévoyant par exemple une obligation pour l'employeur de maintien de salaire. 

Autres congés

Un salarié peut souhaiter disposer de plus de temps pour se réorienter, se lancer dans un nouveau projet, ou encore pour bénéficier d’actions de formation. Le code du travail prévoit des congés spécifiques :

• le congé de reclassement : un salarié qui va être licencié pour motif économique et souhaite bénéficier de mesure d’accompagnement dans la recherche d'emploi ;

• le congé pour la création d'entreprise : un salarié qui souhaite créer une entreprise peut prendre du temps pour réaliser son projet ;

• le congé sabbatique : un salarié qui souhaite cesser momentanément son contrat avec l'accord de l'employeur (durée limitée par la loi) ;

• le congé sans solde : le salarié suspend également son activité professionnelle mais sans durée limitée par la loi (il définit la durée avec l’employeur) ; 

• le congé pour catastrophe naturelle : pour aider les actions d’aides aux victimes lorsque le salarié travaille ou habite dans la zone touchée. 

💡 Bon à savoir : des conditions d'ancienneté, d'indemnisation et des durées différentes pour bénéficier de ces congés peuvent être prévues par une convention ou un accord d'entreprise. 

Tableau récapitulatif

Quel est l'impact d’un congé sur la paie ?

Le point commun entre tous les différents types de congés est l'absence du salarié de son poste de travail. La division entre les congés pris en charge ou non par l’employeur détermine le traitement en paie du congé.

Dans tous les cas, un congé doit apparaître sur le bulletin de paie, comme une ligne spécifique dans la rubrique du salaire brut, qui précise systématiquement la durée de l'absence. 

Le traitement social des allocations versées pour certains congés va dépendre de la nature du congé et logiquement du revenu de remplacement.

Il est possible d'optimiser la gestion des congés et des absences en faisant appel à un gestionnaire de paie. Un logiciel de paie permet en effet que les calculs soient automatiquement réalisés en fonction de votre situation et de votre convention collective. Les éléments sont ensuite directement intégrés aux bulletins de paie de vos employés, qui sont automatiquement générés.