Quelles sont les règles relatives à la convocation à l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Dans l'entreprise, l'employeur est libre du choix de la sanction disciplinaire qu'il impose au salarié fautif. Toute sanction doit tout de même être justifiée et proportionnée.

Toutefois, le Code du travail impose à l'employeur de respecter une procédure disciplinaire avant d'infliger définitivement la sanction au salarié.

En particulier, l'employeur doit prévoir la convocation à un entretien préalable, pour permettre au salarié de s'expliquer sur les faits qui lui sont reprochés.

En matière disciplinaire, quelle est la procédure de convocation ? La sanction disciplinaire est-elle toujours précédée d’une convocation à un entretien préalable? Que doit contenir la convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire ? PayFit fait le point.

L'entretien préalable à une sanction disciplinaire est-il obligatoire ?

La loi prévoit l'obligation de convoquer un salarié à un entretien préalable avant de prononcer une sanction disciplinaire à son encontre, dans le but de lui exposer les motifs qui mènent à la sanction envisagée et lui permettre de :

• fournir ses explications ;

• avancer des éclaircissements / éléments de faits supplémentaires.

La convocation à un entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire est obligatoire pour les sanctions suivantes :

• mise à pied disciplinaire ;

• rétrogradation ;

• mutation ;

• licenciement pour faute grave ou lourde ;

• licenciement pour réelle et sérieuse. 

Cependant, si l'employeur envisage l'avertissement du salarié ou une sanction de même nature n'ayant pas d’incidence sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié, la convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire n'est pas obligatoire.

Toutefois, le règlement intérieur de l'entreprise peut prévoir la convocation pour sanction disciplinaire même pour un avertissement de travail. Dans ce cas, l'employeur devra organiser cet entretien et respecter la procédure comme pour le reste des sanctions. 

💡 Bon à savoir : la convocation pour sanction disciplinaire pendant un arrêt maladie est possible. L'employeur devra toutefois veiller à fixer l'entretien pendant les heures de sortie du salarié arrêté.

Quel est le délai de convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire ?

À partir du moment où il a connaissance des faits fautifs du salarié, l'employeur a deux mois pour engager des poursuites disciplinaires. Au-delà de deux mois, les faits sont prescrits.

C'est pourquoi la convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire doit intervenir avant l'expiration de ce délai pour être valable.

L'employeur est responsable de fixer la date et l'heure de l’entretien préalable, en sachant que, sauf en cas de licenciement, le code du travail ne prévoit aucun délai minimum entre la convocation et la date de l'entretien. 

⚠️ Attention : en cas de mise à pied conservatoire, si l'employeur tarde à adresser la convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire, il peut entraîner sa requalification en mise à pied disciplinaire.

Que doit contenir la lettre de convocation à un entretien préalable pour sanction disciplinaire ?

La convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire se fait par écrit, et prend la forme d'une lettre soit :

• recommandée (format papier ou électronique) avec avis de réception ;

• remise en mains propres contre décharge.

Par ailleurs, cette convocation doit contenir une série de mentions pour être valable :

• l'objet de l'entretien ;

• la date, l'heure et le lieu de l'entretien ;

• rappeler au salarié sa faculté d'être accompagné lors de l'entretien par un autre salarié de l'entreprise.

Toutefois, la mention des motifs de la sanction envisagée n'est pas obligatoire dans la lettre. C'est à dire qu'une convocation pour sanction disciplinaire sans motif est valable, vu que les motifs seront exposés par l’employeur lors du déroulement de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire.

⚠️  Attention : si la sanction envisagée est un licenciement, les mentions de la convocation à l'entretien préalable devront respecter un formalisme différent. 

💡 Bon à savoir : la convention collective applicable dans l'entreprise peut prévoir des mentions additionnelles, qu'il conviendra alors d'inclure dans la convocation à l’entretien préalable.

En cas d’erreur, le salarié peut contester la sanction au motif de l'irrégularité de procédure et obtenir non seulement son annulation, mais également des dommages et intérêts s'il parvient à démontrer que ce vice de procédure lui a causé un préjudice.