Comment effectuer la déclaration de première embauche à l’inspection du travail ?

Lorsque un employeur souhaite recruter son premier salarié, il doit réaliser un certain nombre de formalités, et se pose alors la question de savoir comment déclarer son salarié ?

Lors de l’embauche de son premier salarié, l’employeur doit établir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

La DPAE permet à l’employeur d’effectuer plusieurs formalités en une seule fois, l’une de ses formalités est notamment la déclaration de première embauche à l’inspection du travail. 

Qu’est-ce que la déclaration de première embauche à l’inspection du travail ? Quelles sont les modalités à accomplir auprès de l’inspection du travail ? Quelles sont les sanctions en cas de non déclaration ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce que la déclaration de première embauche à l’inspection du travail ? 

Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur doit établir une déclaration préalable à l’emploi. Ce formulaire regroupe plusieurs formalités d’embauche dont notamment :

• l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ; 

• l'affiliation à la caisse de retraite ;

• la demande d’adhésion à un service de santé au travail ; 

• la demande d’examen médical pour le salarié embauché. 

Lorsque cette DPAE est effectuée, l’employeur doit informer l'inspecteur du travail de la déclaration de première embauche à l’aide de l’avis de réception, qui doit être transmis dans les 8 jours suivant la DPAE par courrier recommandé avec avis de réception.

Lors de la déclaration du première embauche auprès de l’inspection du travail, cela permet : 

• l'immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale ; 

• la demande d’adhésion de l’entreprise à un service médical ;

• la demande d’affiliation de l’entreprise au régime d’assurance chômage. 

Quelles sont les modalités à accomplir auprès de l’inspection du travail ? 

Une fois que l’employeur a bien effectué la déclaration préalable à l’embauche, il doit organiser une visite d’information et de prévention (VIP) auprès du médecin du travail, qui dépend de l'inspection du travail.

💡 Bon à savoir : la visite d’information et de prévention a remplacé la visite médicale d’embauche. 

Cette visite doit être réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail du salarié. 

La visite d’information et de prévention (VIP) comporte plusieurs étapes obligatoires : 

1. Interrogation du salarié sur son état de santé ;

2. Information sur les risques liés au poste de travail ;

3. Sensibilisation sur les moyens de prévention à mettre en oeuvre ;

4. Information du salarié de son droit de bénéficier d’une visite médicale à tout moment et à sa demande avec le médecin du travail.

À compter de cette visite, un dossier médical de santé au travail est ouvert et le médecin du travail délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l’employeur. 

⚠️ Attention : le médecin du travail ne peut pas transmettre à l'employeur des informations médicales sur le salarié. 

Quelles sont les sanctions en cas de non déclaration ? 

Si l’employeur ne réalise pas la déclaration de première embauche auprès de l’inspection du travail, il s’expose à plusieurs sanctions : 

• régularisation des cotisations de la sécurité sociale ;

• pénalité de retard qui peut correspondre à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;

• délit de travail dissimulé.

Enfin, si l’employeur ne respecte pas son obligation de visite d’information et de prévention pour le salarié, il s’expose à plusieurs sanctions pénales : 

• amende de 1 500 € ; 

• peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive.