Quels sont les enjeux de la dématérialisation des RH ?

La dématérialisation RH prend de l’ampleur dans les entreprises. 

En effet, cette technique permet de gagner en efficacité et en rapidité tout en simplifiant et en fluidifiant les processus administratifs et la gestion des ressources humaines. 

En quoi consiste la dématérialisation RH ? Quels sont les avantages de la dématérialisation des ressources humaines ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?

Définition de la dématérialisation RH 

La dématérialisation RH se définit comme le fait de remplacer les documents papier par des fichiers numériques. On évoque souvent le terme de dossiers dématérialisés. 

Ces documents RH sont ainsi conservés sur des supports informatiques ce qui simplifie grandement les processus administratifs.

Formes de la dématérialisation RH

Deux approches de dématérialisation sont possibles :

• la dématérialisation des documents : on transforme les documents format papier de l’entreprise en supports numériques (contrats de travail, bulletins de paie, etc.) ; 

• la dématérialisation des processus : une digitalisation RH par la mise en place de plateforme collaborative, par exemple. 

On distingue donc deux types de dématérialisation RH :

• la dématérialisation native : se dit pour les documents produits en version électronique ;

• la dématérialisation postérieure : la transformation des documents papier en format électronique.

Enjeux de la dématérialisation RH 

La transformation digitale a été facilité par différents facteurs : 

• un environnement économique et juridique favorable : simplification du bulletin de paie, loi travail, par exemple ; 

• une émergence de la génération Z : plus de simplicité, d’intuitivité dans la gestion des informations ; 

• une extension des usages mobiles : consultation et partages des documents. 

Quels sont les avantages de la dématérialisation RH ? 

Avantages de la dématérialisation RH pour les entreprises 

La dématérialisation RH présente de nombreux avantages pour les entreprises : 

• une réduction des coûts : coûts du papier, affranchissement, réduction du personnel ;

• une diminution du temps de traitement des tâches : notamment les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que la préparation du courrier. Ce gain de temps permet de se concentrer sur des tâches plus importantes  ;  

• une modernisation de la communication des entreprises avec leurs salariés : ceci apporte une valorisation de la marque employeur, notamment grâce à des produits innovants ; 

• une personnalisation de la dématérialisation RH : elle peut s’adapter aux besoins de l’entreprise ; 

• une sécurisation et simplification des échanges de documents : les mises à jour sont automatisées sur les plateformes en ligne. Elles permettent une traçabilité ainsi qu’une conformité juridique et sécurisée des échanges et documents, ce qui est rassurant.

Avantages de la dématérialisation RH pour les salariés 

Les avantages pour les salariés d’une entreprise tournée vers la dématérialisation RH sont considérables : 

• un gain de temps notamment dans la gestion de leurs documents RH : la dématérialisation des documents RH leur permet d’éviter des allers-retours lors de la signature du contrat ou l’envoi de pièces justificatives, par exemple ;

• un accès à leur espace personnel 24h/24 et 7j/7 : une centralisation de leurs données en un seul espace très facile d’accès ; 

• une conservation sécurisée de la data RH et documents : très utiles face aux risques de sinistre ou pour un usage à long terme. 

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