Comment fonctionne la DPAE pour un apprenti ?

L’une des premières formalités d’embauche lors du recrutement d’un salarié est la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). 

Cette formalité obligatoire l’est également lors du recrutement d’un apprenti. La DPAE pour un apprenti répond toutefois à des règles spécifiques du fait de son statut particulier.

Pourquoi doit-on faire une DPAE pour un apprenti ? Comment faire une DPAE pour un alternant ? Quelles sont les spécificités de la DPAE en alternance ? Quel est le délai de la DPAE ? PayFit vous explique.  

Qu'est-ce qu'un contrat d'apprentissage ?

Le contrat d’apprentissage est un contrat de travail conclu entre un apprenti et un employeur sous la responsabilité d’un maître d’apprentissage et d’un centre de formation des apprentis. Il peut durer de 6 mois à 3 ans. 

Le contrat d’apprentissage permet à l’apprenti de suivre une formation en alternance en entreprise et d’acquérir ainsi des compétences professionnelles pour valider son diplôme. 

Il a pour particularité d’alterner les enseignements théoriques dispensés par un organisme de formation et une mise en pratique dans l’entreprise. 

👉Pour aller plus loin : pour les nouveaux employeurs, la question “Comment déclarer un salarié ?” est souvent source de nombreuses interrogations et peut sembler complexe au premier abord. Heureusement, avec PayFit, cette démarche est considérablement simplifiée. Notre solution intuitive automatise le processus, guidant les employeurs étape par étape, de la déclaration préalable à l'embauche jusqu'à la gestion des cotisations sociales. 

Quelles sont les règles de la DPAE pour un apprenti ?

Faut-il faire une DPAE pour un apprenti ?

Il est obligatoire de réaliser une DPAE pour un apprenti, comme pour tout contrat de travail soumis au régime général de la sécurité sociale. 

💡 Bon à savoir : le stagiaire n’étant pas un salarié, il n’est pas obligatoire de réaliser une DPAE pour un stagiaire. 

⚠️Attention : la DUE (Déclaration Unique d'Embauche) est l'ancien nom de la DPAE. Si vous entendez parler de DUE, sachez qu'il s'agit de la même démarche que la DPAE. 

Qui est responsable de la DPAE pour un apprenti ?

La responsabilité de faire la DPAE pour un apprenti revient à l'employeur, exactement comme pour tous les autres salariés. Cette déclaration ne peut pas être réalisée par l'apprenti lui-même, ni par l'école de formation.

Dans certains cas particuliers, comme pour l'intérim, c'est à l'agence d'intérim de faire la déclaration de l’apprenti. Pour un groupement d'employeurs, c'est le groupement lui-même qui s'en charge.

Il faut savoir que si l'employeur fait une DPAE tardive, il risque une amende. 

L'employeur peut demander à quelqu'un d'autre de faire la DPAE à sa place, comme un comptable par exemple. Mais même dans ce cas, l'employeur reste responsable de s'assurer que la déclaration de la DPAE a bien été faite.

💡 Bon à savoir : avec PayFit, vous pouvez simplifier la gestion de vos DPAE, y compris pour vos apprentis. Notre logiciel automatise cette démarche, vous permettant de gagner du temps et d'éviter les erreurs. 

Quand faire la DPAE en alternance ? 

La DPAE doit être réalisée dans les 8 jours précédant la prise de poste de l’apprenti. Si vous devez annuler une DPAE, par exemple en cas d'embauche annulée ou reportée, contactez rapidement votre URSSAF par courrier ou via votre espace en ligne en précisant les informations de la déclaration initiale et le motif d'annulation.

Quelles autres obligations faut-il respecter lors du recrutement d'un apprenti ?

Quand doit-on signer le contrat d'apprentissage ?

Préalablement à la réalisation de la DPAE pour un apprenti, l’employeur a deux autres obligations à respecter.

Comme tous les autres contrats de travail, le contrat d’apprentissage doit nécessairement être signé avant la prise des fonctions. L’apprenti ne peut donc prendre son poste dans l’entreprise si le contrat n’a pas été signé.  

💡Bon à savoir : la déclaration première embauche URSSAF marque une étape importante pour votre entreprise. Que vous soyez novice en la matière, PayFit est là pour vous accompagner tout au long de cette démarche.

Comment inscrire l'apprenti dans un centre de formation ?

L’employeur doit s'assurer que l'apprenti est inscrit dans un centre de formation en apprentissage (CFA). C’est cet organisme qui est chargé d’assurer la formation théorique choisie et mentionnée dans le contrat. 

L’inscription est effective seulement une fois que le centre de formation a visé le contrat d’apprentissage. 

Enfin, une fois que ces deux formalités de sont accomplies, l’employeur doit procéder à la DPAE pour l’apprenti, une déclaration d’embauche obligatoire. 

💡 Bon à savoir : l’apprenti est un salarié, ainsi l’employeur doit respecter les mêmes obligations que pour les autres salariés de l’entreprise. Il doit notamment fournir une fiche de paie à l’apprenti chaque mois. 

Que faut-il transmettre à l'OPCO ?

Lors du recrutement d'un apprenti, l'employeur doit transmettre plusieurs documents à l'OPCO (Opérateur de Compétences). Cette étape est cruciale pour valider le contrat d'apprentissage. 

Le document principal à envoyer est le contrat d'apprentissage lui-même. L'employeur doit le transmettre dans les 5 jours ouvrables suivant le début de l'exécution du contrat. 

En plus du contrat, l'employeur peut devoir fournir d'autres documents, notamment :

• les titres, diplômes et justificatifs de l'expérience professionnelle du maître d'apprentissage

• un avis du rectorat ou des services assimilés (pour certaines formations)

• une autorisation de l'inspection du travail pour les apprentis mineurs effectuant des travaux dangereux

L'OPCO peut parfois demander des documents supplémentaires selon le secteur d'activité ou la nature de la formation.

Une fois tous les documents reçus, l'OPCO dispose d'un délai maximum après l’envoi de la DPAE de 20 jours pour statuer sur la prise en charge financière du contrat d'apprentissage.

💡 Bon à savoir : vous vous demandez comment faire une DPAE pour un apprenti ? Avec PayFit, plus besoin de vous en soucier. Notre logiciel peut automatiquement générer et soumettre la DPAE pour vos apprentis, comme pour les déclarations de tous les salariés.