Comment faire un contrat de travail ?

“Comment faire un contrat de travail ?” est l’une des questions essentielles que tout employeur se pose forcément à un stade de son parcours. .. La rédaction d'un contrat de travail demande en effet de la rigueur et une bonne connaissance du droit du travail pour s'assurer de sa validité et de sa conformité aux exigences légales.

Mais alors, quel type de contrat de travail choisir ? Est-il possible de faire un contrat de travail gratuitement ? Quels sont les documents nécessaires pour faire un contrat de travail ? Combien de temps faut-il pour établir un contrat de travail ? PayFit vous éclaire.

Comment choisir le type de contrat de travai ?

CDI ou CDD : quelles différences ?

Avant de se lancer dans la rédaction, il est essentiel de répondre à la question initiale  “qu'est-ce qu'un contrat de travail ?”. Il s’agit d’un document juridique qui formalise la relation entre l'employeur et le salarié, définissant leurs droits et obligations mutuels.

Vous allez être amenés à recruter de nouveaux collaborateurs au fil du développement de votre entreprise. Afin de faire leur contrat de travail, il vous est indispensable de vous interroger dans un second temps sur le type de contrat de travail que vous allez choisir.Ces derniers devront être adaptés aux besoins de votre entreprise.

Les principaux contrats de travail sont : le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) et le contrat de travail à durée déterminée (CDD). Alors, CDD ou CDI ?

Si l’emploi pour lequel vous recrutez un salarié est stable, le CDI est le contrat qui vous conviendra le mieux. Il est effectivement la forme normale et générale du contrat de travail et est conclu sans limitation de durée.

Choisir de faire un contrat de travail CDD, à l’inverse, correspond à la création d’un emploi temporaire, limité dans la durée et consistant à effectuer une tâche précise. Les motifs de CDD sont énumérés par la loi et votre motif de recours au CDD doit correspondre à l’un des motifs prévus par le Code du travail.

Il existe également différents contrats de travail comme le contrat de professionnalisation, le contrat d'apprentissage ou le contrat intérimaire, chacun ayant ses spécificités et répondant à des besoins particuliers.

Contenu essentiel du contrat de travail

Le contrat doit contenir les mentions obligatoires du contrat de travail prévues par la loi et / ou par votre convention collective.

Les mentions obligatoires d'un contrat de travail incluent généralement l'identité des parties, la date de début du contrat, le poste occupé, la rémunération, la durée du travail, le lieu de travail et la durée de la période d'essai le cas échéant.

💡Bon à savoir : ces mentions diffèrent selon le type de contrat de travail.  D’autre part, le contrat peut être doté de dispositions particulières ou de clauses spécifiques.

Ces clauses du contrat de travail doivent correspondre aux attentes de votre entreprise. Par exemple, s’il existe des informations portées à la connaissance du salarié que vous souhaitez garder confidentielles afin de préserver votre entreprise, il convient d’insérer une clause de confidentialité dans le contrat de travail.

Où trouver des modèles de contrats de travail ? 

Rédaction personnelle et modèles gratuits

Vous avez la possibilité de faire un contrat de travail gratuit en le rédigeant vous-même pour votre nouvel employé.

Toutefois, cela suppose que vous soyez informés des mentions obligatoires du contrat de travail, des clauses spécifiques, des clauses interdites, etc. 

Cela peut être difficile et peut vous prendre beaucoup de temps. Vous pouvez, de ce fait, vous aider d’un modèle de contrat de travail que vous allez trouver sur internet.

⚠️ Attention : cette solution convient au contrat de travail basique. En cas de particularités spécifiques au poste du nouveau collaborateur, il est nécessaire de recourir aux services d’un professionnel tel qu’un avocat.

Lorsque votre entreprise emploie un juriste, de préférence spécialisé en droit social, il pourra également procéder à la rédaction du contrat de travail.

Faire un contrat de travail gratuit est possible et avantageux : en le rédigeant vous-même, vous économisez des frais tout en personnalisant le document selon vos besoins spécifiques. Cette approche vous offre une flexibilité maximale et une meilleure compréhension des termes de l'embauche. 

Pour vous guider dans cette démarche, PayFit propose des modèles de contrat de travail CDI, alliant simplicité d'utilisation et conformité légale.

Recours à un professionnel ou solutions en ligne

➡️ Recours à un expert-comptable ou à un avocat

Un expert-comptable ou un avocat peut être engagé afin de  faire le contrat de travail . Leur expertise permet d’élaborer un contrat de travail conforme à vos attentes et respectant les obligations du contrat de travail.

En effet, des clauses du contrat de travail spécifiques ou des dispositions particulières peuvent y être insérées en fonction de vos besoins. Cela concerne, par exemple, la clause de non-concurrence, la clause de confidentialité, etc.

Les honoraires de ces professionnels sont habituellement élevés. Ils répondent néanmoins à la complexité et aux spécificités que pose le contrat de travail que vous souhaitez conclure.

➡️ Recours à des solutions en ligne

Certains sites juridiques permettent de faire un contrat de travail en ligne.

Pour ce faire, il vous faut répondre à un questionnaire portant notamment sur l’identité de l’employeur et du salarié, le poste occupé, la rémunération, le lieu de travail, etc.

Le document est généré en fonction de vos réponses. Ces solutions proposent généralement des prix abordables.

Il est important de noter que même si ces solutions en ligne sont pratiques, elles ne peuvent pas toujours prendre en compte toutes les spécificités de votre entreprise ou du poste. Une relecture attentive et éventuellement une consultation avec un professionnel restent recommandées.

Quels sont les documents nécessaires pour faire un contrat de travail ?

Les documents pour faire un contrat de travail sont notamment :

• les documents permettant d’identifier l’entreprise : l’extrait Kbis, par exemple, permet d’avoir la dénomination sociale, le numéro d’identification, l’adresse du siège social, etc.) ;

• les documents portant sur le salarié : l’idée est de pouvoir identifier le salarié grâce à une photocopie de sa pièce d’identité ou de son titre de séjour s’il est étranger, une photocopie de son attestation d’affiliation à la sécurité sociale ;

• les documents permettant de décrire le poste et la qualification du salarié : une fiche de poste peut vous y aider ;

• la convention collective applicable à l’entreprise et le code de travail : ces textes encadrent le contenu du contrat de travail (mentions obligatoires, clauses spécifiques, rémunération, durée de travail, etc.).

Vous vous demandez comment faire un contrat de travail pour un étranger ? Il convient de lui demander la photocopie de son autorisation de travail ou permis de travail. Il est également nécessaire d’obtenir la photocopie de son titre de séjour valide.

💡 Bon à savoir : pour les salariés originaires de certains pays, il n’est pas obligatoire de posséder une autorisation de travail. Ces pays sont notamment la Suisse, Monaco, Andorre, Saint-Marin et les pays membres de l’espace économique européen (Allemagne, Espagne, Belgique, etc.).

Papier ou électronique : quelle forme choisir pour le contrat de travail ?

La loi précise que les parties qui concluent un contrat de travail choisissent la forme du contrat de travail. 

Il peut donc être remis en version électronique ou papier. Pour faire un contrat de travail électronique, il convient de respecter les mêmes règles que pour la version papier (mentions obligatoires, langue de rédaction en français, etc.).

Le choix entre la version papier et électronique dépend souvent des pratiques de l'entreprise. La version papier, pour faire un contrat de travail, peut être préférée pour sa tangibilité, tandis que la version électronique offre des avantages en termes de stockage et d'accessibilité.

💡 Bon à savoir : concernant le contrat de travail électronique, il doit permettre d’identifier clairement les parties et être établi et conservé dans des conditions de nature à garantir son intégrité. L’intégrité du contrat de travail électronique signifie que le système informatique utilisé doit permettre d’assurer que le document ne puisse être modifié par un tiers ou une personne autre que les parties.

Quelles sont les étapes pour finaliser un contrat de travail ?

La première étape consiste à rédiger le contrat de travail en incluant toutes les mentions obligatoires et les clauses spécifiques à votre entreprise. Une fois la rédaction terminée, il est important de relire attentivement le document pour s'assurer qu'il ne contient aucune erreur ou omission.

👉Pour aller plus loin : si vous utilisez une solution en ligne, le processus peut être considérablement accéléré. En effet, ces plateformes génèrent automatiquement le contrat à partir d'un questionnaire que vous remplissez. Dans ce cas, la rédaction et la vérification initiale peuvent être effectuées en quelques heures seulement.

Une fois le contrat rédigé et vérifié, vient l'étape de la signature. Il est recommandé de :

1. Présenter le contrat au salarié et lui laisser un temps de réflexion ; 

2. Organiser une séance de signature si le contrat est en format papier où les deux parties paraphent chaque page et signent le document ; 

3. Remettre un exemplaire original signé au salarié et en conserver un pour l'entreprise si le contrat est papier.

Après la signature, n'oubliez pas de procéder aux formalités administratives obligatoires, comme la déclaration préalable à l'embauche.

Combien de temps faut-il pour faire un contrat de travail ? 

Le délai total peut varier selon la méthode choisie. En utilisant une solution en ligne, vous pouvez obtenir un contrat prêt à signer en une journée. Cependant, si vous optez pour une rédaction personnalisée ou faites appel à un professionnel, le processus peut prendre plusieurs jours.

L'essentiel est de ne pas précipiter les choses. Prenez le temps nécessaire pour vous assurer que le contrat est complet, conforme à la loi et répond aux besoins spécifiques de votre entreprise et du poste concerné.

Lors de la rédaction d'un contrat de travail, évitez les erreurs suivantes :

• Omettre des mentions obligatoires ; 

• Inclure des clauses illégales ou abusives ; 

• Utiliser un langage ambigu ou imprécis ; 

• Ne pas adapter le contrat au poste spécifique ; 

• Oublier de faire signer le contrat de travail sur toutes les pages. 

Ces erreurs peuvent rendre le contrat invalide ou créer des conflits futurs avec le salarié.