Comment améliorer la gestion des absences des salariés ?

Pour une bonne gestion du personnel et de l’entreprise, il est important que l’employeur mette en place un processus de gestion des absences de salariés.

Ce processus de gestion des absences en entreprise permet d’avoir un récapitulatif des différents motifs et dates d’absences des salariés afin de mieux organiser le travail au sein des différents services de l’entreprise. Qu’est-ce que la gestion des absences ? Comment organiser la gestion des absences des salariés ? Comment gérer leurs absences ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la gestion des absences ? 

La gestion des absences en RH correspond au suivi des absences du personnel au sein d’une entreprise et peu importe le motif de l’absence. 

Il est important de différencier la gestion des congés et la gestion des absences. En effet les congés sont des absences qui doivent faire l’objet d’une demande et d’une approbation de la part de l’employeur ou du manager. Par conséquent, ils sont anticipés. 

Or, il existe d’autres absences qui ne peuvent être anticipés et qui correspondent principalement aux arrêts maladies, aux absences exceptionnelles ou non justifiées. 

Dans ce cas, il est primordial d’avoir un récapitulatif des jours d’absence de ses salariés.

Comment organiser la gestion des absences des salariés ?

La procédure de gestion des absences des salariés peut être organisée de différentes manières selon le fonctionnement de l’entreprise ou le nombre d'employés. Il existe différents outils de gestion des absences. 

Les petites entreprises utilisent très souvent les tableaux Excel qui représentent un certain avantage puisqu’ils sont gratuits et adaptés à un nombre limité de salariés. Cependant, dès que l’entreprise connaîtra une croissance et un développement de ses effectifs, il sera difficile de gérer les absences de ses salariés avec les tableaux Excel. Dans ce cas, il sera plus judicieux de se tourner vers les logiciels de gestion des absences du personnel. 

Généralement, les logiciels SIRH sont un gain de temps et d’efficacité pour les entreprises. C’est pourquoi leur utilisation est recommandée. 

Comment gérer les absences du personnel ?

Gestion des absences avec Excel

La gestion des absences du personnel sous Excel est un outil de gestion permettant de contrôler et de planifier les absences de votre personnel. Ce type de gestion peut se faire de manière individuelle ou collective, c’est-à-dire par service sur une période donnée. 

Le tableau de gestion des absences avec Excel devra mentionner : 

• le nom des salariés ;

• le service et le supérieur hiérarchique ;

• le motif de l’absence : arrêts maladie, absences injustifiées, absences exceptionnelles, etc. ;

• la durée de l’absence : date de début et de fin de l’absence ; 

• la périodicité des absences : journée ou demi-journée ;

• le total des jours d’absence. 

La gestion des absences et congés sur Excel peut très rapidement conduire à une désorganisation puisque la saisie manuelle des absences à partir d’un certain nombre de salariés peut conduire à une augmentation des risques d’erreur dans le planning de congés de vos salariés.  

Gestion des absences avec un logiciel 

À partir d’un certain nombre de salariés, l’automatisation de la gestion des présences et des absences des salariés représente plusieurs avantages. Les outils SIRH de gestion des absences permettent un gain de temps, d’efficacité et de productivité tant pour l’employeur, les managers que pour les salariés. 

💡 Bon à savoir : grâce à l’offre Paie avancée, notre logiciel PayFit vous permet d’automatiser cette gestion. 

Sur notre logiciel, des experts juridiques font des audits de calculs liés aux absences chaque semaine afin que la paie soit mieux gérée. Il est également possible de gérer tous les types d'absences, même celles spécifiques à votre convention collective. En effet, notre logiciel prend en compte la gestion des absences des entreprises de restauration et hôtellerie. 

De plus, les salariés pourront ajouter facilement leur date d’absence depuis leur espace personnel. Dans le cadre d’un arrêt maladie, le supérieur hiérarchique ou l’employeur pourra ajouter les dates directement via l’espace administrateur. 

Il est également possible de trouver sur internet des logiciels de gestion d’absences adaptés à différentes conventions collectives comme celle de logistique et transport.