Gestion de la paie en entreprise : comment faire ?

Élément essentiel de la relation salarié-employeur, la gestion de la paie ou gestion des paies, est indispensable à tout entrepreneur qui embauche des salariés. 

Elle permet de rémunérer un salarié en contrepartie d'un travail effectué pour l'entreprise et de prendre en charge l’ensemble des obligations administratives afférentes au fait d’avoir des salariés. 

La gestion de la paie est une thématique au cœur de la gestion du personnel, au même titre que l'élaboration d'un contrat de travail ou encore la gestion des congés.

Pourquoi s’attaquer à la gestion de la paie ? Quels sont les différents outils pour optimiser le processus de gestion de la paie ? Pourquoi externaliser la gestion de la paie ? PayFit vous explique.

Gestion de la paie : pourquoi est-ce obligatoire ?

La gestion de la paie dans une entreprise est un sujet central. 

Pour calculer le salaire et payer les différentes taxes

Il ne suffit pas de définir un salaire brut annuel et de le diviser par 12 pour parvenir au salaire mensuel versé au salarié. 

Plusieurs étapes sont nécessaires pour passer du salaire brut au salaire net versé à la fin du mois. 

En effet, pour procéder au paiement du salaire, il faut notamment :

• calculer et déduire les cotisations sociales (charges patronales et charges salariales) ;

• effectuer le calcul des congés payés ;

• prendre en compte les avantages en nature ;

• réaliser le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.

Non seulement ces éléments varient d'un mois à l'autre (on parle de variables de paie) mais en plus, les règles de droit évoluent régulièrement, ce qui nécessite une veille juridique rigoureuse pour assurer la "conformité paie". 

Pour éviter des sanctions coûteuses à l’entreprise

En cas de mauvaise gestion de la paie et notamment d'erreur dans l'émission des fiches de paie, l'entreprise encourt le risque d’être sanctionnée juridiquement et fiscalement.

Par exemple, un contrôle de l'Urssaf sur la gestion de la paie peut entraîner un redressement Urssaf si les cotisations payées ne sont pas représentatives de la réalité. 

De la même façon, un employé qui constate des irrégularités au niveau de sa fiche de paie pourra engager un litige devant le conseil de prud'hommes pour obtenir un dédommagement.

Il est donc indispensable de réfléchir en interne à une gestion de la paie optimisée et à jour d'un point de vue légal.

Quelles sont les options pour gérer la paie ?

A ce stade des explications, la question que tous les employeurs se posent est bien évidemment : comment gérer la paie ? 

Il faut savoir qu'il y a principalement trois grandes tendances qui se dégagent pour la gestion du processus de paie :

• l'externalisation de la paie, avec l'appui d'un expert-comptable ;

• l'internalisation grâce au gestionnaire de paie qui intervient directement en entreprise ;

• l'internalisation via un logiciel de gestion de paie en ligne.

L'externalisation de la paie avec un expert-comptable

La première option de gestion de paie consiste à procéder à l'externalisation de la paie, notamment en faisant appel à un expert-comptable. 

Cet expert-comptable est alors responsable des différentes actions liées à la paie et à la comptabilité de paie :

• éditer les fiches de paie ;

• calculer les charges sociales ;

• réaliser les déclarations annuelles ; 

• gérer l’arrivée d’un collaborateur d'un point de vue comptable ;

• assurer les départs de l’entreprise ;

• prévoir les modifications éventuelles de contrat ; 

• etc.

L’avantage de l’expert-comptable est qu’il prend la totalité de la mission en charge. 

Toutefois, travailler avec un expert-comptable implique de nombreux échanges, parfois chronophages. 

Le professionnel n'exerçant pas dans votre entreprise, vous travaillerez ensemble tout au long de l'année pour partager les éléments indispensables à l'édition des bulletins de paie.

Il faut compter en moyenne entre 1 et 3 jours par mois pour vos échanges avec l’expert-comptable. Ces échanges sont plus fréquents autour de la date de génération des bulletins de paie. 

Avant de signer une lettre de mission avec un expert-comptable, il peut être opportun de se renseigner sur le prix d'une fiche de paie avec un comptable.

L'internalisation avec un gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie est la personne chargée de la paie en interne. 

En faisant confiance à un gestionnaire de paie, vous aurez le contrôle sur l'ensemble du processus de paie (collecte des informations ayant un impact en paie, édition des fiches de paie ; établissement des déclarations fiscales et sociales…). 

Au-delà de la gestion de la paie, les missions d'un gestionnaire de paie sont nombreuses :

• formalités d'embauche et de départ des salariés ;

• élaboration des tableaux de bord RH ;

• suivi de la masse salariale ;

• établissement du bilan social ;

• etc.

Afin de vous assurer de la conformité des documents édités par votre gestionnaire de paie, deux solutions s'offrent à vous :

• financer une formation en paie et déclarations sociales pour la personne responsable au sein de votre entreprise ;

• engager un profil expérimenté, spécialiste de la gestion de paie.

L'internalisation grâce à un logiciel de gestion de paie

Le logiciel de paie remplace l’expert en gestion de la paie. 

Il permet à l'employeur d'automatiser la paie :

• l'édition et la vérification des bulletins de paie ;

• la gestion des documents juridiques (comme les certificats de travail) ;

• la prise en charge des déclarations sociales (Déclaration sociale nominative, Urssaf) ;

• la gestion des éléments de rémunération (congés, notes de frais, etc.).

Ces logiciels assurent également la veille juridique nécessaire pour assurer la "conformité paie".

Ils s'adressent à différents profils, du CEO au chargé RH en passant par le DAF. 

Aucune connaissance en paie n’est nécessaire. Le logiciel de gestion de la paie en ligne s'occupe de tous les calculs chronophages et de l'intégration des nouveautés juridiques.

L'autonomie est plus grande à tous les niveaux de l'entreprise.

Les salariés apprécieront le fait de pouvoir directement faire leurs demandes de congés via le logiciel. 

De son côté, le CEO éditera chaque mois des graphiques lui permettant d'avoir une meilleure visibilité sur les coûts de son entreprise.

⚠️ Attention : il existe des logiciels de paie gratuit, pensez à vous renseigner sur les fonctionnalités qu'ils offrent avant de leur confier la gestion de la paie de votre entreprise.

La gestion de la paie est une mission importante et le choix de l’outil de gestion de la paie doit être effectué avec soin. 

Grâce à une excellente gestion de la paie, vos salariés bénéficient d’un temps de meilleure qualité accordé par l’équipe RH de votre entreprise pour approfondir les questions qui les concernent. 

Si vous souhaitez opter pour l’option du logiciel de paie, n’hésitez pas à découvrir notre produit PayFit !