Comment gérer les notes de frais de vos salariés ?

Les salariés adressent souvent à leur employeur des demandes de remboursement de frais professionnels. Ces demandes sont formulées sous forme de notes de frais. Tout employeur est donc éventuellement confronté à la gestion de ces notes. 

La gestion des notes de frais implique un traitement des demandes conforme à ces obligations fiscales et sociales. Pour ce faire, l'employeur devra prévoir à l’avance une politique de remboursement des frais des salariés.

Pour économiser du temps et gagner en efficacité, l'employeur devra faire des choix de gestion, en se chargeant personnellement de comptabiliser les notes de frais ou faire appel à des outils de gestion automatisés. 

La gestion des notes de frais est-elle obligatoire ? Quelles sont les étapes de cette gestion des notes de frais ? Quelles solutions d'automatisation existe t-il ? PayFit fait le point.

Qu'est ce que la gestion des notes de frais ?

Les salariés ont droit au remboursement d'un frais professionnel (dépense justifiée par l'activité professionnelle et l'intérêt de l'entreprise). Pour faire une demande de remboursement, les salariés établissent des notes de frais. 

La gestion des notes de frais comprend toute les tâches visant à : 

• donner une réponse à ces demandes (remboursement et comptabilisation) ;

• définir en amont une politique de traitement des frais professionnels dans l'entreprise (justification des dépenses, montants maximaux pris en charge, etc.).

Un des objectifs principaux de l’employeur est d'éviter des redressements fiscaux et sociaux. C'est pourquoi, il veille, dans sa gestion des notes de frais, à vérifier le caractère professionnel des dépenses. 

Pour ce faire, alors que la loi ne fixe aucun contenu obligatoire pour les notes de frais, l'employeur va souhaiter obtenir un maximum de détails sur le contexte et la nature des frais engagés.

Généralement, une note de frais devra contenir pour être traitée : 

• le nom du salarié qui a engagé la dépense ;

• la date de la dépense ;

• la nature /catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;

• le lieu ;

• le montant dépensé (HT, TTC) ;

• le montant de la TVA.

💡 Bon à savoir : la loi ne fixe pas de délai légal de paiement d'une note de frais, une fois que celle-ci a été remise à l'employeur.

Toutefois, l'employeur doit rembourser le salarié dans un délai raisonnable. Quand bien même il n'existe pas un nombre de jours fixe, il est conseillé de rembourser dans les 30 jours maximum. 

Prévoir une politique complète de gestion des notes de frais est clé pour permettre à l'employeur de respecter ces délais et répondre efficacement à ces obligations.

Quelles sont les étapes de gestion des notes de frais ?

L'employeur à l'obligation d'organiser la gestion des notes de frais. La procédure de gestion des notes de frais comprend deux grandes tâches :

• le remboursement des frais professionnels ;

• le traitement comptable de ceux-ci.

La politique interne de l'entreprise doit non seulement poser des conditions de validité des notes de frais, mais également aborder et expliquer ces deux étapes aux salariés.

Remboursement des notes de frais

Le remboursement des frais avancés par le salarié va dépendre essentiellement de deux facteurs :

• la vérification du caractère professionnel de la dépense ;

• la présentation du justificatif de paiement. 

⚠️ Attention : ces deux conditions sont cumulatives. En leur absence, un employeur peut refuser le remboursement des notes de frais.  En fonction du type de frais engagé, l'employeur remboursera :

• le montant réelle de la dépense ;

• une allocation forfaitaire.

L'employeur doit détailler la politique de remboursement dans son entreprise et la communiquer aux salariés (affichage ou annexe au contrat de travail). Celle-ci peut inclure par exemple des montants maximaux de prise en charge des frais, et même des délais de remise des justificatifs. Elle doit toutefois être conforme aux dispositions de la convention collective en vigueur dans l'entreprise. 

Par ailleurs, le remboursement  des notes de frais a habituellement lieu en fin de mois, à la date de paiement du salaire. Dans ce cas, il en est fait mention dans le bulletin de paie du salarié. Pour simplifier ce remboursement, l'employeur peut utiliser un outil de gestion de notes de frais.

💡 Bon à savoir : le remboursement des frais de déplacement réellement engagés nécessité pour le salarié de transmettre à l’employeur une note de frais valide et les justificatifs associés. En revanche, le remboursement au forfait ne nécessite pas pour le salarié de justifier ses dépenses.

Traitement comptable des notes de frais

Pour le traitement des notes de frais en comptabilité, plusieurs étapes sont à prévoir : 

• l'enregistrement dans le journal des achats de l'entreprise ;

• le débit des comptes de charges en fonction du type de dépense (compte 6251 pour les frais de transport, 6256 pour les frais de repas ou logement) ;

• le crédit du compte des crédits du salarié (rubrique 421 ou 467). 

💡 Bon à savoir : pour certains frais, la TVA est déductible. Dans ce cas, l'employeur débite :

• du compte de charges : le montant HT de la dépense ;

• dans la rubrique TVA déductible : le montant de la TVA.

L'administration fiscale veille à la conformité de la comptabilisation des notes de frais. En cas de contrôle, l'employeur devra produire ces documents et leurs justificatifs comptables.

Pensez au logiciel de gestion de notes de frais !

La gestion des notes de frais sur Excel est chronophage pour l’employeur, puisqu'il doit rentrer manuellement les dépenses des salariés. De plus, les justificatifs doivent souvent être stockés ailleurs.

Ce traitement prend souvent la forme d'un tableau de gestion de frais, qui se présente sous format Excel, et contient des informations permettant d'identifier le salarié responsable de la dépense et la nature de celle-ci.

Si vous souhaitez transmettre à vos salariés un modèle de note de frais permettant un traitement homogène de celles-ci, nous vous proposons notre modèle gratuit au format Excel.

Toutefois, un logiciel de notes de frais peut être une solution de gestion beaucoup plus rapide et efficace. 

En effet, il existe des programmes qui permettent aux employés de remplir un formulaire de notes de frais et y joindre les justificatifs de paiement. L'employeur est donc libéré de cette tâche. Il lui revient simplement de vérifier et répondre aux demandes de remboursement. 

Une fois autorisés, les remboursements sont automatiquement comptabilisés sur les prochains bulletins de paie des salariés.

💡 Bon à savoir : certains logiciels prennent la forme d'une application de note de frais, ce qui permet d'assurer la gestion des frais en ligne. C'est le cas de PayFit, qui propose un module spécifique dont vous pouvez demander une démonstration.