Comment organiser une journée d’intégration en entreprise ?

Faire une annonce de recrutement, passer au crible les candidatures reçues, organiser des entretiens d’embauche, recruter les nouveaux salariés et procéder à la gestion du personnel ne sont pas une mince affaire.

Après avoir finalisé ce long processus de recrutement, l’employeur ne doit pas négliger l’intégration des nouveaux salariés.

La journée d’intégration en entreprise ou l'onboarding d'un nouveau collaborateur requiert, ainsi, une bonne organisation.

Qu’est-ce qu’une journée d’intégration en entreprise ? Pourquoi la journée d’intégration en entreprise est-elle essentielle ? Comment organiser une journée d’intégration réussie? Quelles idées peut-on mettre en place lors de cette journée ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’une journée d’intégration en entreprise ? 

L’étape qui suit les formalités d’embauche est la journée d’intégration en entreprise dont la définition est la suivante : il s’agit d’une journée durant laquelle les nouveaux collaborateurs sont accueillis et accompagnés au sein de l’entreprise. Généralement, la journée d’intégration a lieu le jour de l’arrivée du nouveau salarié au sein de l’entreprise.

💡 Bon à savoir : les semaines qui précèdent l’intégration du nouveau salarié, il est important de lui transmettre les documents et informations nécessaire à son arrivée. Par ailleurs, il peut être judicieux de diffuser une note de service annonçant l'arrivée du nouveau salarié.

Pourquoi la journée d’intégration en entreprise est-elle essentielle ?

Les objectifs de la journée d’intégration sont divers.

Rassurer le nouveau salarié

Habituellement, le premier jour en entreprise s’accompagne d’une certaine appréhension pour les nouveaux collaborateurs.

En effet, découvrir un nouveau monde, s’intégrer dans une nouvelle équipe et s’adapter à un nouvel environnement peuvent être compliqués.

Une journée d’intégration en entreprise réussie permettra, dès lors, d’apaiser les inquiétudes du nouvel embauché, de le rassurer et de favoriser son efficacité. 

Dans le cas contraire, une intégration ratée peut avoir des conséquences sur son enthousiasme, sur sa motivation et sur son choix de continuer ou de mettre fin à son contrat au sein de l’entreprise.

Expliquer le rôle du nouvel employé au sein de l’entreprise

Tous les salariés ont un objectif commun : la réussite de l’entreprise.

Il convient, en conséquence, de bien expliquer au nouvel embauché son rôle afin d'atteindre ce but.

L’éclairer sur l’objectif de ses missions lui permettra de donner du sens à son travail.

Transmettre les valeurs et les informations sur l’entreprise

Au cours de la journée d’intégration en entreprise, l’employeur a également la possibilité de faire découvrir au nouveau salarié, l’histoire et les valeurs sur lesquelles s’enracinent l’entreprise.

C’est aussi l’occasion de l’informer sur le règlement intérieur qui y est en vigueur.

Si vous voulez avoir plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre fiche pratique sur le règlement intérieur d’une entreprise.

Diffuser une bonne image de l’entreprise

La journée d’accueil des nouveaux embauchés contribue aussi à construire la marque employeur de l’entreprise.

Comment préparer la journée d’intégration en entreprise ?

Organiser une journée d’intégration en entreprise ne s’improvise pas.

Il est nécessaire de :

• définir, en avance, les objectifs à atteindre ;

• consacrer un budget spécifique à la journée d’intégration en entreprise ;

• analyser les moyens permettant d’accomplir les objectifs définis ;

• définir un programme pour la journée d’intégration en entreprise ;

• mettre en place les idées et les outils nécessaires à l’intégration.

💡 Bon à savoir : l’intégration en entreprise peut aussi s’étaler sur plusieurs jours. Il est, par conséquent, souhaitable d’établir un planning d’intégration du salarié.

Quelles idées peut-on mettre en place lors d’une journée d’intégration en entreprise ? La journée d’intégration en entreprise peut se dérouler comme suit :

Étape 1 : Accueil du nouveau salarié

L’accueil du nouveau salarié est une étape cruciale dans son processus d’intégration. 

Cet accueil peut se faire par l’un des membres de l’équipe dans laquelle il sera intégré ou par un membre du service des ressources humaines.

Une journée d’intégration en entreprise originale peut débuter, par exemple, par un petit déjeuner avec les membres de l’équipe.

Il permettra au nouvel employé de se présenter et de faire connaissance avec ses collègues.

💡 Bon à savoir : s'il y a un système de parrainage au sein de l'entreprise, l'organisation d'un petit déjeuner peut être l'occasion pour le nouveau salarié de rencontrer son buddy (parrain en français).

Étape 2 : Présentation de l’entreprise 

L’animation de la journée d’accueil en entreprise doit passer par la présentation de l’entreprise : son histoire, son objectif, ses valeurs et les différents services qui la composent.

💡 Bon à savoir : pour que le nouveau salarié ne soit pas saturé par les informations, il est nécessaire de diversifier les supports de présentation (présentation powerpoint, vidéos, etc.).

Étape 3 : Visite de l’entreprise

À la suite de la présentation de l’entreprise, une visite guidée des locaux s’impose. En effet, elle permet de favoriser l’adaptation du nouveau salarié.

La visite peut finir par son accompagnement jusqu’à son bureau.

Une idée lors d’une journée d’intégration en entreprise est de préparer un petit cadeau de bienvenue pour chaque nouvel arrivant. Il peut par exemple s’agir d’un bloc-note et d’un stylo avec le logo de l’entreprise ou encore d’un pull ou d’une gourde.

Étape 4 : Remise du matériel

La remise du matériel au nouvel arrivant doit également être insérée dans le programme de la journée d’intégration.

Profitez de ce moment  pour lui expliquer comment se servir des différents logiciels et applications utilisés au sein de l’entreprise.

💡 Bon à savoir : n’oubliez pas de le renseigner aussi sur les mesures de sécurité liées à l’emploi de l’ordinateur et internet.

Étape 5 : Échange avec le manager

Il est important de prévoir un créneau pour permettre au manager d’expliquer au nouveau collaborateur ses missions, le mode de fonctionnement de l’équipe et son programme pour les prochains jours.

Cette étape lui permettra d’avoir de la visibilité sur ce qui est attendu de lui et d’effacer, ainsi, les zones d’ombre. 

Quel programme pour la journée d’intégration en entreprise?

Un exemple de journée d’intégration en entreprise serait  :

• 9h15 à 9h30 : accueil du nouveau collaborateur ;

• 9h30 à 10h00 : petit déjeuner avec les membres de son équipe ;

• 10h00 à 11h30 : présentation de l’entreprise ;

• 11h30 à 12h : visite des locaux et du bureau ;

• 12h30 à 14h00 : déjeuner avec les collaborateurs ;

• 14h00 à 15h00 : remise du matériel ;

• 15h00 à 16h00 : point sécurité ;

• 16h00 à 17h30 : échange avec le manager.