Comment fonctionne le one to one ?

En tant qu’employeur, vous avez pour obligation de veiller à l’évolution de carrière de vos salariés. Différents outils peuvent être mis en place afin d’assurer un suivi constant de vos salariés.

L’entretien one to one peut être un excellent moyen. Outil de management, originaire des Etats-Unis, il permet d’améliorer le management de la performance des collaborateurs et de favoriser leur engagement. 

Qu’est-ce que le one to one ? Pourquoi mettre en place le one to one ? Comment mettre en place le one to one ? Comment mener l’entretien one to one ? PayFit fait le point.

Qu’est-ce que le one to one ?

Le one to one est un entretien entre le manager et un membre de son équipe afin de faire un point général sur les fonctions du collaborateur, son feedback sur les pratiques managériales, sur son évolution professionnelle etc. 

La réunion one to one est organisée à titre informelle et à fréquence très régulière. 

A l’inverse des entretiens annuels d’évaluations ou entretiens professionnels, elle n’a pas pour but de négocier une augmentation ou d’évaluer le collaborateur. 

Pourquoi mettre en place le one to one ?

Les échanges avec les membres de votre équipe lors des 1 to 1 vont permettre de : 

• suivre les progrès de vos collaborateurs sur les différents projets mis en place ;

• recueillir leurs obstacles ou leur feedback sur ses projets ;

• anticiper les problèmes ou les tensions au sein de l’équipe ;

• obtenir leurs idées sur des projets futurs ;

• créer une cohésion d’équipe et un climat de confiance ;

• obtenir leur feedback sur les pratiques managériales, sur leur environnement de travail, etc. 

Les one to one, outil de management, sont donc intéressants à mettre en place au sein d’une entreprise puisqu’ils permettent le management de la performance des équipes.

Comment mettre en place l’entretien one to one ? 

Étape 1 : Préparer la mise en place du one to one 

Si vous souhaitez mettre en place le one to one, la première étape est de préparer sa mise en place. Il faudra déterminer la fréquence des one to one. En tant que manager, vous pouvez être très vite submergé par vos fonctions et les nombreuses réunions. Or, il est très important d’installer une routine de one to one. 

Pour cela, programmer à l’avance vos réunions en mettant une fréquence régulière. La réunion n’a pas pour but d’être longue et doit durer au minimum 15 minutes. 

Par exemple, vous pouvez fixer un jour et une heure fixe toutes les deux semaines ou toutes les semaines. 

De plus, il est fortement recommandé de ne jamais annuler un one to one. Dans le cas d’un empêchement de votre part ou celle de votre collaborateur, essayez toujours de reporter la réunion. 

Étape 2 : Informer votre équipe

La deuxième étape est d’informer votre équipe de la mise en place des entretiens one to one. Cela vous permettra d’expliquer leur fonctionnement, leur fréquence et leur déroulement. 

Il faudra ensuite informer votre équipe de la date et de l’heure de chaque one to one. La convocation à l’entretien one to one par mail ou via la messagerie de l’entreprise telle que Slack est recommandée pour s’assurer que votre collaborateur a bien pris connaissance de la tenue du one to one.

Étape 3 : Préparer l’entretien 

Enfin, il est important de préparer l’entretien. Listez les sujets à aborder, relisez les notes prises lors des dernières réunions one to one. Vous pouvez également reprendre les notes des anciens entretiens que vous avez réalisés avec lui. 

Il est recommandé également d’informer le salarié sur les sujets qui seront abordés et de lui demander de lister les questions ou les points qu’il souhaite aborder.

La particularité du one to one est qu’il doit être régulier. Par conséquent, vous pouvez très bien consacrer le one to one à un seul sujet et évoquer les autres sujets lors d’un prochain one to one.

Comment mener l’entretien one to one ? 

Comme la plupart des entretiens, il est important de respecter une certaine conduite pendant toute la durée de l’entretien afin que celui-ci soit une réussite. 

Il est primordial de créer un climat de confiance avec le collaborateur. Le one to one est un moment d’échange et il ne doit pas se transformer en une distribution de tâches. 

Il est recommandé d’organiser le one to one dans un lieu calme, à l'abri des regards afin que la conversation puisse rester un maximum confidentiel. 

De plus, lors du one to one, le manager doit être à l’écoute et laisser parler le collaborateur. Il peut être intéressant de commencer par demander au salarié les sujets qu’il souhaite aborder afin de rendre la démarche plus collaborative et d’impliquer le salarié.