Comment faire un planning annuel de travail ?

Planning annuel de travail, tableau d’organisation ou encore agenda de travail, tous ces documents sont des moyens mis à la disposition de l’employeur pour suivre et organiser le temps de travail des salariés.

Qu’il soit réalisé sur la semaine, le mois ou l’année, le planning de travail est un outil très important de gestion du personnel. Plus particulièrement, la réalisation d’un planning annuel de travail permet à l’employeur d’organiser sereinement la vie de l’entreprise.

Pourquoi faire un planning annuel de travail ? Comment faire un planning annuel ? Quel format choisir ? PayFit vous explique.

Pourquoi faire un planning annuel ? 

Réaliser un planning annuel ou hebdomadaire de travail est très important. Tout d’abord, cela permet à l’employeur de respecter ses obligations légales, mais aussi, d’organiser la vie de l’entreprise plus sereinement.

Respect des obligations légales  

Pour rappel, la loi impose à l’employeur d’afficher l’horaire collectif de travail dans l’entreprise.

Cet affichage de l’horaire de travail peut prendre la forme d’un planning de travail, d’un tableau ou encore, d’un agenda de travail. Quelle que soit la forme que l’employeur décide de choisir, le document précisant l’horaire de travail, doit obligatoirement  :

• être affiché dans les lieux de travail des salariés ;

• préciser les heures de début et fin de la journée de travail, ainsi que les heures de repos ;

• être est daté et signé par l’employeur.

⚠️ Attention : la loi n’impose pas l’affichage d’un planning annuel de travail. Autrement dit, le planning de travail peut seulement prévoir les horaires de travail sur la semaine. 

En pratique, si la réalisation d’un planning annuel de travail n’est pas une obligation légale, elle présente de nombreux avantages pour l’employeur.

Organisation des ressources humaines

La réalisation d’un planning annuel de travail permet d’organiser plus sereinement la vie de l’entreprise et des salariés. En réalisant un planning annuel de travail, vous pourrez plus simplement prendre en compte les besoins de l’entreprise. 

Par exemple, il est possible que votre entreprise subisse des pics et des baisses d’activités au cours d’une année. Grâce à un planning annuel, vous pourrez alors prévoir vos besoins durant ces différentes phases, comme : 

• l’embauche de nouveaux salariés ;

• l’aménagement du temps de travail ;

• prévision des congés.

💡 Bon à savoir : la prise de décision est donc simplifiée, car le planning annuel vous permet d’avoir une vision globale de l’activité de l’entreprise. 

Quelle forme choisir pour le planning annuel de travail ?  

En fonction des spécificités de l’entreprise, le planning annuel de travail peut prendre plusieurs formes :

• tableau de planning annuel : solution facilement réalisable souvent utilisée par les petites entreprises avec très peu de salariés ;

• logiciels de planning : permet d'organiser de manière simple le temps de travail dans les entreprises avec des effectifs important.

Voici quelques avantages de l'utilisation des logiciels RH :

• accessibilité des planning : les plannings réalisés par le logiciel sont aisément accessibles pour l’employeur et les salariés. Par exemple, les logiciels peuvent prévoir la possibilité pour le salarié de choisir le planning annuel à imprimer ;

• mise à disposition de modèles de planning : le logiciel de planning peut mettre à disposition des modèles de planning annuel de travail, qu’il suffit de télécharger et de remplir ;

• suivi du temps de travail : grâce au planning de travail, vous pouvez suivre plus simplement le temps de travail des salariés, et parfois même en temps réel.