À quoi correspond le point hebdomadaire ?

Le point hebdomadaire également appelé réunion hebdomadaire est un moment d’échange organisé entre le manager et les collaborateurs chaque semaine. Cet échange, essentiel pour l’évolution de l’équipe, constitue un véritable challenge pour le manager qui nécessite de préparer soigneusement chaque point hebdomadaire. 

Toute entreprise qui souhaite former ses managers avec ou sans budget doit prévoir les bonnes pratiques nécessaires à l’organisation du point hebdomadaire.

Est-ce utile de faire un point hebdomadaire ? Comment faire un point hebdomadaire ? Quels sont les avantages d'effectuer des points hebdomadaires pour le manager ? PayFit vous explique.

Pourquoi faire un point hebdomadaire ? 

Le point hebdomadaire également appelé “weekly meeting” est un rendez-vous régulier organisé entre un manager et l’ensemble de son équipe, qui vise à suivre les projets en cours et fixer les engagements et objectifs de chacun. 

Généralement organisé en chaque début de semaine en présentiel ou à distance, cet échange présente de nombreux avantages : 

• dresser un bilan de la semaine de travail écoulée et des performances réalisées ; 

• aborder les points majeurs de la semaine en cours ; 

• clarifier les difficultés rencontrées par les collaborateurs ; 

• coordonner la répartition des tâches et projets en cours entre les différents collaborateurs ; 

• fixer les objectifs de l’équipe à court terme pour les semaines à venir ; 

• accroître la motivation collective des salariés ; 

• maintenir les liens et la cohésion d’équipe. 

💡Bon à savoir : le point hebdomadaire est un élément essentiel pour conserver une communication optimale au sein de l’équipe, entre le manager et les collaborateurs.

Comment préparer un point hebdomadaire ?

La préparation de la réunion hebdomadaire constitue l’une des responsabilités des managers d’équipes. Plusieurs éléments sont essentiels à la préparation de cet échange.

Choix du jour, de l’heure et du lieu du point hebdomadaire

Le premier élément essentiel à la préparation du point hebdomadaire pour le manager est de choisir : 

• le jour et l’heure : le jour et l’heure doivent être déterminés en fonction de la disponibilité des collaborateurs et de manière à ce que le point soit utile. En effet un point trop tardif dans la semaine peut empêcher les salariés d’être efficaces puisqu’ils ne savent pas précisément les éléments sur lesquels se concentrer. Il est donc pertinent d’organiser le point hebdomadaire en début de semaine (lundi ou mardi ;

• le lieu du point hebdomadaire : le point hebdomadaire peut être organisé en présentiel, à distance ou de manière hybride. Réserver une salle de réunion et prévoir du café, du thé ou autre peut permettre un échange agréable. 

💡Bon à savoir : lorsque l'entreprise prévoit une organisation du travail hybride, le point hebdomadaire doit permettre aux salariés à la fois en présentiel et à distance de suivre la réunion. 

Choix et information des participants du point hebdomadaire

Pour que le point hebdomadaire soit efficace, le manager doit sélectionner scrupuleusement les participants à la réunion en fonction des sujets qui doivent être évoqués. 

Des participants extérieurs à l’équipe peuvent ainsi être amenés à intervenir au cours du point hebdomadaire pour clarifier certains éléments. 

L’information de la tenue du point hebdomadaire peut se faire : 

• par la création de la réunion sur le calendrier des collaborateurs ; 

• par l’envoi d’un email ; 

• par le biais de la messagerie de l’entreprise ; 

• par appel téléphonique. 

💡Bon à savoir : il est recommandé d’établir le point hebdomadaire sur un jour et un horaire fixe. 

Préparation de l’ordre du jour du point hebdomadaire

Il appartient au manager de s’assurer que le point hebdomadaire soit structuré afin que ce dernier soit réellement efficace. Pour cela, le manager doit établir en amont de la réunion un ordre du jour mentionnant les éléments essentiels qui doivent être évoqués. 

💡Bon à savoir : le manager peut faire usage d’un modèle ou d’un exemple d’ordre du jour pour établir la trame du point hebdomadaire, et veiller au bon déroulement de la réunion. 

La durée moyenne du point hebdomadaire doit être d’environ 30 à 40 minutes pour garantir la concentration des collaborateurs tout au long de la réunion.

Comment conduire un point hebdomadaire ?

La conduite du point hebdomadaire par le manager s’effectue en plusieurs étapes. 

Étape 1 : Faire le point sur la charge de travail et l’humeur des collaborateur 

Avant de rentrer dans le vif du sujet et d'évoquer les éléments opérationnels, le manager doit prendre la température de l’humeur et de la charge de travail des collaborateurs. 

Être à l’écoute du ressenti des collaborateurs est l’une des qualités essentielles permettant d’être un bon manager. 

Étape 2 : Dresser un bilan de la semaine de travail écoulée et des performances réalisées

Dans un second temps, le manager doit dresser avec les collaborateurs un bilan de la semaine écoulée et des performances réalisées. L’objectif est notamment de mettre en avant les objectifs réalisés et reconnaître le travail accompli. 

Remercier et féliciter l’ensemble de l’équipe ou les collaborateurs particulièrement efficace est important puisque cela contribue à leur motivation. 

Étape 3 : Faire le point sur les projets majeurs en cours 

Le manager doit dans un troisième temps évoquer avec les collaborateurs les projets majeurs en cours et notamment : 

• les avancées globales des projets ; 

• les éventuels difficultées rencontrées ; 

• les besoins d'accompagnement nécessaires ; 

• les prochaines étapes et les deadlines à respecter. 

Étape 4 : Permettre aux salariés de poser des questions

Il est essentiel que le manager laisse ses collaborateurs s’exprimer. À la fin de chaque point hebdomadaire, il est nécessaire de prévoir un temps pour les questions. Ces dernières peuvent notamment concerner : 

• les projets en cours ou à venir ; 

• les soucis rencontrés dans la réalisation de certaines tâches. 

Ce moment permet aux salariés de s’assurer qu’ils commencent la semaine sans préoccupations restées sans réponse. 

Étape 5 : Établir le suivi du point hebdomadaire 

À l’issue de la réunion hebdomadaire, le manager est tenu d’assurer le suivi de la réunion en établissant un récapitulatif des sujets en cours et des sujets à traiter. 

Un traitement des différents sujets problématiques par le manager est nécessaire pour ne pas remettre en cause l'efficacité de l’échange.