Comment rédiger le règlement intérieur d'une entreprise ?

La loi prévoit que dans les entreprises d’une certaine taille, des règles de conduite doivent figurer obligatoirement dans un document : le règlement intérieur.

L'employeur est responsable de sa rédaction et doit prévoir avec attention le contenu de ce règlement, ainsi que les sanctions en cas de non-respect de ses dispositions : la bonne gestion du personnel en dépend. 

À quoi sert le règlement intérieur d'une entreprise ? Que doit-il contenir ? Qui doit le rédiger ? Où trouver un exemple de règlement intérieur d'une entreprise commerciale ? PayFit fait le point.

Qu'est ce que le règlement intérieur de l'entreprise ? 

Le règlement intérieur d'une entreprise est un document écrit qui regroupe les obligations de comportement dans l'entreprise mais également des règles concernant :

• la santé et les conditions d'hygiène ;

• la sécurité des salariés ;

• la discipline du personnel.

C'est l'employeur qui doit rédiger le règlement intérieur de l’entreprise. Toutefois, ce document n'est obligatoire que dans les entreprises qui comptent au moins 50 salariés, depuis 12 mois consécutifs. 

De plus, l'employeur doit obligatoirement le porter à la connaissance des salariés. Celui-ci pourra être affiché dans les locaux au même titre que les affichages obligatoires.

💡 Bon à savoir : avant, le règlement intérieur était obligatoire dans les entreprises de plus de 20 salariés. La nouvelle loi n'est pas rétroactive donc si une entreprise dépasse les 20 salariés au 1er janvier 2020, elle devra tout de même prévoir un règlement intérieur.

Par ailleurs, un employeur peut, même s'il n’atteint pas le seuil des 50 salariés, mettre en place un règlement intérieur dans son entreprise s'il le souhaite. 

⚠️ Attention : le règlement intérieur de l'entreprise s'applique à tous les salariés de l'entreprise. Par ailleurs, certaines dispositions (surtout en matière d'hygiène et sécurité) doivent également être respectées par le personnel non-salarié en contact avec l'entreprise. 

En cas de non-respect des dispositions du règlement intérieur de l'entreprise, ces personnes s'exposent à des sanctions, qui y sont également précisées. 

Pour compléter le règlement intérieur, il peut être utile de rédiger une ou plusieurs chartes d’entreprise afin de donner un cadre de référence à vos salariés sur des sujets divers (ex : charte informatique, charte environnementale, etc.).

Que doit contenir le règlement intérieur ?

Le contenu du règlement intérieur est encadré par la loi. Ses dispositions ne peuvent pas être contraires à la loi ou la convention collective applicable dans l’entreprise. 

Contenu obligatoire

En principe, le règlement intérieur de l'entreprise doit prévoir obligatoirement :

• les règles relatives à la discipline dans l'entreprise et notamment la nature et l'échelle des sanctions ;

• les mesures pour préserver la santé et sécurité dans l'entreprise ;

• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer au rétablissement des conditions de travail protectrices de la santé et sécurité si ces dernières sont compromises (urgence, alerte) ;

• le rappel des dispositions relatives aux droits de défense des salariés en cas de procédure disciplinaire ;

• les règles régissant la protection des lanceurs d'alerte ;

• le rappel des dispositions du code du travail relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes.

⚠️  Attention : aucune sanction disciplinaire peut être prononcée contre un salarié, si elle n'est pas prévue dans le règlement intérieur de l'entreprise (exemple : blâme, mise à pied, avertissement, etc.).

Autres dispositions

En plus de ces clauses obligatoires, il est possible de prévoir d'autres dispositions dans le règlement intérieur de l'entreprise, et notamment des restrictions aux libertés et droits fondamentaux des salariés si elles sont :

• justifiées par la tâche à accomplir ;

• proportionnées au but recherché.

Par exemple, nombreux sont les règlements qui inscrivent le principe de neutralité de l'entreprise pour restreindre l'expression des convictions religieuses des salariés.

⚠️ Attention : il existe certaines dispositions qui sont interdites dans le règlement. Par exemple, le règlement intérieur ne peut pas inclure des dispositions discriminatoires ou qui entraînent des situations d'inégalité entre les salariés. 

💡 Bon à savoir : le règlement intérieur de l'entreprise est rédigé en français, quand bien même il peut être accompagné de traductions dans d'autres langues. 

La charte informatique règlementant les utilisations des outils informatiques en entreprise peut être annexée au règlement intérieur.

Comment mettre en place le règlement intérieur de l’entreprise ?

Une fois rédigé, le règlement intérieur de l'entreprise n'entre pas automatiquement en vigueur. En effet, l'employeur doit suivre une procédure encadrée par la loi du travail.

L'employeur doit dans un premier temps respecter des formalités de dépôt :

• soumettre le projet de règlement intérieur au CSE pour recueillir leur avis ;

• transmettre le projet et l'avis du CSE à l'inspection du travail ;

• déposer le projet de règlement au greffe du conseil des prud'hommes du ressort de l'entreprise.

Il existe également des formalités de publicité du règlement intérieur, qui doit être porté par tout moyen (affichage dans les locaux, publication dans l'intranet) à la connaissance :

• des salariés lors de l'embauche ;

• du personnel ayant accès aux locaux.

Pour prendre en compte le délai pour accomplir ces formalités, le règlement intérieur de l'entreprise précise sa date d'entrée en vigueur, en prévoyant au moins un mois après la dernière formalité de dépôt et publicité.

💡 Bon à savoir : toute modification du règlement intérieur de l'entreprise, doit respecter la même procédure de dépôt que lors de son élaboration initiale. 

Où trouver un modèle de règlement intérieur d'entreprise ?

Beaucoup d'entreprises cherchaient un modèle de règlement intérieur d'entreprise depuis 2019, puisque l'obligation de mettre en place un règlement concernait toutes les entreprises d'au moins 20 salariés.

Depuis, le contenu du règlement intérieur n'a pas changé, mais seules les entreprises d'au moins 50 salariés doivent obligatoirement rédiger un règlement intérieur.

Sachant que la rédaction du règlement est longue et que ce document engage l'employeur pour l'avenir, nous vous proposons un modèle de règlement intérieur d’entreprise. Il s'agit d'un exemple de règlement intérieur d'entreprise à compléter avec les informations relatives à votre structure.

Cet exemple de règlement prévoit les dispositions obligatoires, mais propose également des mentions facultatives qui peuvent être plus adaptées à l'organisation de votre fonctionnement. 

Pour rappel, si une entreprise de moins de 50 salariés décide volontairement de mettre en place un règlement intérieur, il devra contenir les mêmes dispositions que celui des entreprises qui doivent obligatoirement le prévoir. Par exemple, le règlement intérieur d'une entreprise de moins de 20 salariés ne contiendra pas nécessairement moins d'informations. 

Vous pouvez donc utiliser sans soucis notre exemple de règlement intérieur pour une entreprise de moins de 10 salariés que pour une de plus de 50 salariés.